Gestion des absences

La gestion des absences , également connue sous le nom de gestion des congés, est une combinaison de politiques, de procédures ou de programmes de l'employeur conçus pour gérer les congés des employés et minimiser l'impact de ces absences sur l'employeur. Les programmes de gestion des absences visent à maximiser la productivité en soutenant un employé depuis son absence initiale jusqu'à son retour au travail et à ses plans de maintien au travail.

En 2015, la Fondation CDC a estimé que les blessures physiques ou les maladies coûtaient aux employeurs américains 225,8 milliards de dollars par an. Les Centers for Disease Control (CDC) ont estimé que la dépression coûtait aux employeurs 44 milliards de dollars supplémentaires par an. Les raisons et les coûts de l'absentéisme des employés sont bien étudiés depuis des décennies. Depuis le début des années 2000, les études s'intéressent de plus en plus aux raisons et aux coûts du présentéisme qui se produit lorsque les travailleurs qui ne sont pas pleinement productifs se présentent quand même au travail. Les blessures, les maladies, le stress, l'anxiété ou la dépression peuvent diminuer la productivité, ce qui impose des coûts accrus à l'employeur et peut avoir un impact sur les autres membres de la main-d'œuvre.

Pour équilibrer les coûts de l’absentéisme avec la santé et le bien-être des employés, les entreprises s’appuient sur des programmes de gestion des absences pour suivre et gérer explicitement la cause et les coûts de l’absentéisme.

Les États-Unis sont à la traîne par rapport aux autres pays industrialisés en ce qui concerne les congés payés imposés par le gouvernement fédéral, notamment le congé parental pour la naissance ou l'adoption d'un enfant, la maladie d'un employé ou pour prendre soin d'un enfant malade, du conjoint ou d'un autre proche parent. Les États-Unis sont l'un des sept pays au monde qui ne garantissent pas de congé de maternité payé, avec les Îles Marshall , la Micronésie , Nauru , Palau , la Papouasie-Nouvelle-Guinée et le Suriname . Les États-Unis sont également à la traîne par rapport aux autres pays industrialisés en ce qui concerne les congés payés imposés par le gouvernement fédéral. Le droit aux congés payés dans l' Union européenne est fixé à un minimum de quatre semaines (20 jours) par an, hors jours fériés. La loi américaine sur les normes du travail équitables (FLSA) de 1938 , modifiée pour la dernière fois en 2009, n'impose aucun congé payé, précisant plutôt que ces questions sont laissées à un accord entre l'employeur et l'employé.

Une étude réalisée en 2018 par Project: Time Off a montré que les travailleurs américains n'utilisaient pas 662 millions de jours de vacances. L'étude cite la peur (peur de rater quelque chose, peur de retourner à une pile de travail, peur d'être perçu comme sous-performant et peur d'être perçu comme remplaçable) comme la raison la plus courante pour laquelle les travailleurs n'utilisent pas leurs vacances.

La pression pour que les lois sur les congés payés soient imposées par le gouvernement fédéral dure depuis plus de 100 ans. En conséquence, il existe un ensemble complexe de lois fédérales, étatiques et locales qui offrent aux travailleurs une protection en cas de congés non payés, en fonction de divers facteurs. Cette mosaïque de lois rend de plus en plus difficile pour les employeurs de rester en conformité.

Les lois fédérales qui ont un impact sur la gestion des absences comprennent :

• Loi de 1978 sur la discrimination liée à la grossesse
• L' Americans with Disabilities Act (ADA) a été promulgué le 26 juillet 1990
• La loi sur le congé familial et médical (FMLA) a été adoptée en 1993
• Loi sur les droits à l'emploi et au réemploi des services en uniforme (USERRA) de 1994
• La loi modifiant l'ADA (ADAAA) de 2008

En l’absence d’une loi fédérale unificatrice exigeant des congés familiaux et médicaux payés, de nombreux États et municipalités adoptent leurs propres lois sur les congés. En 2021, neuf États et le District de Columbia disposaient de programmes actifs de congés familiaux payés et trois autres États s’apprêtaient à mettre en œuvre des lois récemment adoptées. En 2019, on estime que 30 municipalités exigent des congés de maladie payés. Avec ces lois distinctes, la durée, l’accumulation, l’utilisation et les exigences de déclaration des congés varient, ce qui rend la conformité difficile pour les employeurs.

Au début de la pandémie de COVID-19, les travailleurs américains ont reçu l’ordre de rester chez eux. Les travailleurs du secteur des services, qui représentent près de 20 % de la main-d’œuvre américaine, ont été considérés comme des travailleurs essentiels et ont été priés de continuer à travailler, risquant ainsi d’être exposés à une maladie hautement contagieuse et potentiellement mortelle. Les travailleurs de ces emplois gagnent de très bas salaires. 55 % d’entre eux n’ont pas de congés maladie payés, ce qui crée une insécurité financière pour ceux qui risquent de s’absenter du travail. Les congés maladie payés permettent aux personnes malades de se rétablir et protègent celles qui sont en bonne santé contre la propagation de la maladie. Ensuite, il y a ceux qui ont envisagé les « workations » : s’ils étaient à distance, pourquoi ne pas travailler depuis une destination de vacances sans utiliser leurs congés payés ? Enfin, de nombreuses personnes ont choisi de ne pas utiliser du tout leurs congés payés, ce qui a conduit les employeurs à voir le temps non utilisé gonfler à des niveaux malsains.

Le gouvernement fédéral a adopté la loi Families First Coronavirus Response Act (FFCRA), entrée en vigueur le 1er avril 2020. La FFCRA a remboursé aux employeurs privés de moins de 500 salariés les frais liés aux congés de maladie payés et aux congés familiaux et médicaux prolongés pour des raisons particulières liées à la COVID-19. Ces règles temporaires ont expiré le 31 décembre 2020.

Selon la publication de Mercer (US) Inc. , une société de conseil en ressources humaines, « Les États et les villes s'attaquent aux congés payés liés à la COVID-19. Y compris les exigences de congés payés de l'ETS de l'OSHA », certains États et autorités locales ont mis en œuvre de nouvelles exigences en matière de congés payés tandis que d'autres ont modifié les lois existantes pour répondre aux besoins des employés. Dans une révision de juillet 2021, les auteurs ont poursuivi en déclarant :

Les activités des États et des collectivités locales sur les questions de congés payés continuent d’évoluer. Les exigences fédérales en matière de congés de maladie et de congés familiaux payés d’urgence, qui ont expiré en vertu de la loi Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) (Pub. L. No. 116-127) – applicables uniquement aux employeurs de moins de 500 employés – n’ont pas préempté les mandats de congés payés des États ou des collectivités locales, mais ont fourni des crédits d’impôt correspondants à un employeur pour les salaires admissibles fournis pour le congé payé requis. De nombreuses lois sur les congés d’urgence des États et des collectivités locales ont été promulguées pour couvrir les grands employeurs et les employés exemptés de la loi fédérale mais sans les crédits d’impôt correspondants. Dans certains cas, l’exigence de l’État ou de la collectivité locale couvre les employeurs de toutes tailles. La loi de crédits consolidés de 2021 (Pub. L. No. 116-260) a prolongé les crédits d'impôt correspondants pour les employeurs soumis au FFCRA qui ont volontairement continué à fournir tout congé payé FFCRA non utilisé jusqu'au 31 mars 2021. L' American Rescue Plan Act (ARPA) (Pub. L. No. 117-2), en vigueur le 1er avril 2021, a amélioré les crédits d'impôt pour les congés payés éligibles au FFCRA fournis volontairement jusqu'au 30 septembre 2021.

La publication poursuit en évoquant 32 prestations de congés payés d'urgence distinctes au niveau de l'État, de la ville ou du comté, ainsi que 13 recommandations supplémentaires d'orientation COVID-19 pour les lois existantes sur les congés payés.

Plusieurs des plus grands employeurs du pays, comme Walmart , Amazon et Starbucks, ont pris l'initiative de mettre à jour leurs politiques. Walmart, par exemple, a commencé à offrir à ses employés horaires jusqu'à deux semaines à 100 % du salaire, plus une rémunération partielle jusqu'à 26 semaines avec certificat médical. L'entreprise a également accordé un congé payé pour se remettre des effets secondaires d'un vaccin contre la COVID-19.

Le 5 novembre 2021, l’ Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) a publié une règle obligatoire de sécurité au travail, qui prévoyait un congé payé pour que les employés puissent se faire vacciner contre la COVID-19, ainsi qu’un délai pour se remettre des effets secondaires du vaccin. Cette règle, qui s’appliquait aux employeurs de plus de 100 salariés, aurait exigé une vaccination ou des tests réguliers, mais elle a été invalidée par un tribunal en janvier 2022, avant d’entrer pleinement en vigueur. Les allers-retours sur des règles comme celles-ci ont obligé les employeurs à se démener constamment pour suivre le rythme.

En 2021, 55 % des entreprises interrogées ont cité la conformité comme une priorité absolue. Les employeurs accordent une nouvelle importance stratégique à la gestion des absences, en créant des programmes et des politiques plus formels. Le nombre d’entreprises disposant de programmes formels devrait passer de 50 % à 63 % d’ici deux ans. Les programmes peuvent être gérés en interne (internalisation), gérés par une combinaison de ressources internes et d’un partenaire externe (co-sourcing), ou gérés par un administrateur tiers ou une compagnie d’assurance (externalisation). Il existe également un nombre croissant de solutions technologiques pour aider, quel que soit le modèle choisi.

Les programmes de gestion des congés et des absences en interne s'appuient sur le personnel interne des avantages sociaux ou des RH pour la prise en charge des nouvelles demandes et la supervision de toutes les activités de gestion des congés en coordination avec les demandes d'invalidité de courte durée et d'indemnisation des accidents du travail. L'employeur est responsable du suivi, de la déclaration et du respect de toutes les lois et réglementations. Les solutions technologiques sont courantes pour les employeurs qui gèrent leurs propres programmes, en particulier pour les programmes de grande envergure. 60 % des employeurs de plus de 5 000 employés et 80 % des entreprises de 20 000 employés s'appuient sur une solution technologique. Les capacités technologiques augmentent également avec la taille de l'employeur, les petites entreprises s'appuyant sur des systèmes de paie, les employeurs de taille moyenne utilisant des systèmes SIRH et les grands employeurs investissant dans des logiciels de gestion des congés.

Dans un modèle de co-sourcing, un employeur s'associe à un fournisseur externe, conservant certains éléments du programme en interne tout en s'appuyant sur le fournisseur pour une expertise supplémentaire. Une entreprise peut s'appuyer sur la plateforme technologique d'un fournisseur tout en conservant du personnel interne pour la prise et la gestion des congés. Ce modèle permet à un employeur de gérer le processus en interne en utilisant une plateforme technologique plus sophistiquée à laquelle il n'aurait probablement pas accès par lui-même. Le fournisseur est responsable de la maintenance de la plateforme et des mises à jour en temps réel du système. Cette solution tend à se traduire par une meilleure conformité et une meilleure cohérence que les programmes internes, mais l'expérience des employés dépend toujours des gestionnaires de première ligne et/ou des équipes de gestion des congés internes. Les logiciels tiers, par exemple, peuvent aider les professionnels des RH à suivre une variété de congés, les dates de retour au travail et peuvent automatiser de nombreuses tâches banales.

L'externalisation repose exclusivement sur un partenaire pour gérer l'ensemble du programme. De nombreuses organisations RH et d'assurance proposent ces services.