Logiciel collaboratif

Les logiciels collaboratifs ou groupware sont des logiciels d'application conçus pour aider les personnes travaillant sur une tâche commune à atteindre leurs objectifs. L'une des premières définitions du groupware est « des processus de groupe intentionnels plus un logiciel pour les soutenir ».

En ce qui concerne l'interaction disponible, les logiciels collaboratifs peuvent être divisés en plates-formes d'édition collaborative en temps réel qui permettent à plusieurs utilisateurs de s'engager dans une édition en direct, simultanée et réversible d'un seul fichier (généralement un document) ; et des plates-formes de contrôle de version (également appelées contrôle de révision et contrôle de source), qui permettent aux utilisateurs d'effectuer des modifications parallèles sur un fichier, tout en préservant chaque modification enregistrée par les utilisateurs sous forme de fichiers multiples qui sont des variantes du fichier d'origine.

Le logiciel collaboratif est un concept large qui se superpose considérablement au travail collaboratif assisté par ordinateur (CSCW). Selon Carstensen et Schmidt (1999), le groupware fait partie du CSCW. Les auteurs affirment que le CSCW, et donc le groupware, abordent « la manière dont les activités collaboratives et leur coordination peuvent être prises en charge au moyen de systèmes informatiques ».

L'utilisation de logiciels collaboratifs dans l'espace de travail crée un environnement de travail collaboratif (CWE).

Les logiciels collaboratifs font référence à la notion de systèmes de travail collaboratif , qui sont conçus comme toute forme d'organisation humaine qui émerge à chaque fois qu'une collaboration a lieu, qu'elle soit formelle ou informelle, intentionnelle ou non intentionnelle. Alors que le groupware ou le logiciel collaboratif se rapporte aux éléments technologiques du travail coopératif assisté par ordinateur, les systèmes de travail collaboratif deviennent un outil analytique utile pour comprendre les variables comportementales et organisationnelles associées au concept plus large de CSCW.

Douglas Engelbart a imaginé pour la première fois l'informatique collaborative en 1951 et a documenté sa vision en 1962, avec des prototypes fonctionnels pleinement opérationnels utilisés par son équipe de recherche au milieu des années 1960. Il a organisé la première démonstration publique de son travail en 1968 dans ce qui est maintenant appelé « La mère de toutes les démonstrations ». L'année suivante, le laboratoire d'Engelbart a été connecté à l' ARPANET , le premier réseau informatique, leur permettant d'étendre les services à une base d'utilisateurs plus large.

Les premiers logiciels de jeu collaboratif en ligne ont vu le jour entre les premiers utilisateurs d'ordinateurs en réseau. En 1975, Will Crowther a créé Colossal Cave Adventure sur un ordinateur DEC PDP-10 . À mesure que les connexions Internet se sont développées, le nombre d'utilisateurs et de jeux multi-utilisateurs a augmenté. En 1978, Roy Trubshaw , étudiant à l'Université d'Essex au Royaume-Uni, a créé le jeu MUD (Multi-User Dungeon).

Le gouvernement américain a commencé à utiliser des applications véritablement collaboratives au début des années 1990. L'une des premières applications robustes était la stratégie commune de modélisation, de planification et de simulation opérationnelles de la marine (COMPASS). Le système COMPASS permettait à un maximum de 6 utilisateurs de créer des connexions point à point entre eux ; la session collaborative ne restait active que tant qu'au moins un utilisateur restait actif et devait être recréée si les six utilisateurs se déconnectaient. MITRE a amélioré ce modèle en hébergeant la session collaborative sur un serveur sur lequel chaque utilisateur se connectait. Appelé Collaborative Virtual Workstation (CVW), il permettait de configurer la session dans un classeur virtuel et des salles virtuelles, et de la laisser sous forme de session persistante à laquelle on pouvait se joindre ultérieurement.

En 1996, Pavel Curtis , qui avait construit des MUD au PARC , a créé PlaceWare, un serveur qui simulait un auditorium de type one-to-many, avec une conversation latérale entre les « voisins de siège » et la possibilité d'inviter un nombre limité de membres du public à prendre la parole. En 1997, les ingénieurs de GTE ont utilisé le moteur PlaceWare dans une version commerciale du CVW de MITRE, l'appelant InfoWorkSpace (IWS). En 1998, IWS a été choisi comme norme militaire pour le centre d'opérations aériennes standardisé. Le produit IWS a été vendu à General Dynamics , puis plus tard à Ezenia.

Les logiciels collaboratifs étaient à l'origine désignés sous le nom de groupware et ce terme remonte à la fin des années 1980, lorsque Richman et Slovak (1987) écrivaient : « Comme un tendon électronique qui lie les équipes, le nouveau groupware vise à placer l'ordinateur au cœur des communications entre les managers, les techniciens et toute autre personne qui interagit en groupe, révolutionnant ainsi leur façon de travailler. »

En 1978, Peter et Trudy Johnson-Lenz ont inventé le terme groupware. Leur définition initiale de 1978 du groupware était « des processus de groupe intentionnels plus un logiciel pour les soutenir ». Plus loin dans leur article, ils ont expliqué le groupware comme « une culture médiatisée par ordinateur... une incarnation de l'organisation sociale dans l'hyperespace ». Le groupware intègre des systèmes humains et d'outils en co-évolution, mais n'est qu'un seul système.

Au début des années 1990, les premiers produits de groupware commerciaux ont été livrés et de grandes entreprises telles que Boeing et IBM ont commencé à utiliser des systèmes de réunion électroniques pour des projets internes clés. Lotus Notes est apparu comme un exemple majeur de cette catégorie de produits, permettant la collaboration de groupe à distance alors qu'Internet en était encore à ses balbutiements. Kirkpatrick et Losee (1992) écrivaient alors : « Si GROUPWARE fait vraiment une différence en termes de productivité à long terme, la définition même d'un bureau pourrait changer. Vous pourrez travailler efficacement en tant que membre d'un groupe où que vous ayez votre ordinateur. À mesure que les ordinateurs deviennent plus petits et plus puissants, cela signifiera n'importe où. » En 1999, Achacoso a créé et présenté le premier groupware sans fil.

La complexité du développement de logiciels de groupe reste un problème. L'une des raisons est la dimension sociotechnique du logiciel de groupe. Les concepteurs de logiciels de groupe ne doivent pas seulement aborder les problèmes techniques (comme dans le développement de logiciels traditionnels), mais aussi prendre en compte les aspects organisationnels et les processus de groupe social qui doivent être pris en charge par l'application de logiciel de groupe. Voici quelques exemples de problèmes rencontrés dans le développement de logiciels de groupe :

• Certaines sessions nécessitent de la persévérance. Les communications par chat et par voix sont généralement non persistantes et s'évaporent à la fin de la session. Les salles virtuelles et les classeurs en ligne peuvent perdurer pendant des années. Le concepteur de l'espace collaboratif doit tenir compte des besoins en termes de durée des informations et les mettre en œuvre en conséquence.
• L'authentification a toujours été un problème avec les logiciels de groupe. Lorsque les connexions sont établies point à point ou lorsque l'enregistrement des connexions est obligatoire, il est clair qui participe à la session. Cependant, les sessions audio et non modérées comportent le risque d'avoir des « observateurs » non annoncés qui observent mais ne s'annoncent pas ou ne contribuent pas.
• Jusqu'à récemment, les problèmes de bande passante sur les sites fixes limitaient l'utilisation complète des outils. Ces problèmes sont exacerbés avec les appareils mobiles.
• Les flux d'entrée et de sortie multiples entraînent des problèmes de concurrence dans les applications de groupware.
• Les questions de motivation sont importantes, en particulier dans les contextes où il n’existe pas de processus de groupe prédéfinis.
• La question de la réciprocité est étroitement liée à l'aspect motivationnel. Ellis et al ont montré que la répartition des efforts et des bénéfices doit être soigneusement équilibrée afin de garantir que tous les membres du groupe concernés participent réellement.
• La communication en temps réel via un logiciel de groupe peut entraîner beaucoup de bruit, une surcommunication et une surcharge d'informations .

Une approche pour résoudre ces problèmes est l'utilisation de modèles de conception pour la conception de groupware. Les modèles identifient les problèmes récurrents de conception de groupware et discutent des choix de conception de manière à ce que toutes les parties prenantes puissent participer au processus de développement de groupware.

Le groupware peut être divisé en trois catégories selon le niveau de collaboration :

1. La communication peut être considérée comme un échange d'informations non structuré. Un appel téléphonique ou une discussion par messagerie instantanée en sont des exemples.
2. La conférence (ou le niveau de collaboration, comme on l'appelle dans les articles universitaires) fait référence à un travail interactif en vue d'un objectif commun. Le brainstorming et le vote en sont des exemples.
3. La coordination fait référence à un travail interdépendant complexe en vue d'un objectif commun. Une bonne métaphore consiste à penser à une équipe sportive : chacun doit apporter la bonne contribution au bon moment et adapter son jeu à la situation qui se déroule - mais chacun fait quelque chose de différent - pour que l'équipe gagne. Il s'agit d'un travail interdépendant complexe en vue d'un objectif commun.

Les outils de gestion collaborative facilitent et gèrent les activités de groupe. En voici quelques exemples :

• Systèmes de collaboration documentaire : aidez les gens à travailler ensemble sur un seul document ou fichier pour obtenir une version finale unique
• Calendriers électroniques (également appelés logiciels de gestion du temps ) — planifiez des événements et avertissez et rappelez automatiquement les membres du groupe
• Systèmes de gestion de projet : planifiez, suivez et cartographiez les étapes d'un projet au fur et à mesure de son achèvement
• Épreuves en ligne : partagez, révisez, approuvez et rejetez des épreuves Web, des illustrations, des photos ou des vidéos entre les concepteurs, les clients et les clients
• Systèmes de workflow — gestion collaborative des tâches et des documents au sein d'un processus métier basé sur la connaissance
• Systèmes de gestion des connaissances : collecter, organiser, gérer et partager diverses formes d'informations
• Marque-pages d'entreprise — moteur de marque-pages collaboratif pour étiqueter, organiser, partager et rechercher des données d'entreprise
• Les systèmes extranet (parfois également appelés « extranets de projet ») collectent, organisent, gèrent et partagent des informations associées à la réalisation d'un projet (par exemple, la construction d'un bâtiment)
• Systèmes intranet — partage rapide des informations de l'entreprise via Internet avec les membres d'une entreprise (par exemple, informations sur le marketing et les produits)
• Systèmes logiciels sociaux — organisent les relations sociales des groupes
• Feuilles de calcul en ligne — collaborez et partagez des données et des informations structurées
• Portails clients — interagissez et partagez avec les clients dans un environnement en ligne privé

L’objectif de conception des logiciels collaboratifs (groupware) est de transformer la manière dont les documents et les médias riches sont partagés afin de permettre une collaboration d’équipe plus efficace.

La collaboration, en ce qui concerne les technologies de l'information, semble avoir plusieurs définitions. Certaines sont défendables, mais d'autres sont si larges qu'elles perdent toute application significative. Il est nécessaire de comprendre les différences dans les interactions humaines pour garantir que les technologies appropriées sont utilisées pour répondre aux besoins d'interaction.

Il existe trois principales façons dont les humains interagissent : les conversations, les transactions et les collaborations.

L'interaction conversationnelle est un échange d'informations entre deux ou plusieurs participants dont le but principal est la découverte ou l'établissement de relations. Il n'y a pas d'entité centrale autour de laquelle l'interaction tourne, mais il s'agit d'un échange libre d'informations sans contraintes définies, généralement axé sur les expériences personnelles. Les technologies de communication telles que le téléphone, la messagerie instantanée et le courrier électronique sont généralement suffisantes pour les interactions conversationnelles.

L'interaction transactionnelle implique l'échange d'entités de transaction où l'une des fonctions principales de l'entité de transaction est de modifier la relation entre les participants.

Dans une interaction collaborative , la fonction principale de la relation entre les participants est de modifier une entité de collaboration (c'est-à-dire l'inverse de la transaction). Lorsque des équipes collaborent sur des projets, il s'agit de gestion de projet collaborative.