Système de gestion des collections

Gestion et documentation des informations et des tâches relatives aux objets entrant au musée, y compris les dossiers d'acquisition ou de prêt, les reçus, le registre des motifs du dépôt de l'objet et le registre du retour de l'objet à son propriétaire.

La gestion et la documentation des objets ajoutés à la collection de l’institution comprennent les numéros d’acquisition , les numéros de catalogue, le nom ou le titre de l’objet, la date d’acquisition, la méthode d’acquisition et le transfert de propriété. Il existe de nombreux systèmes de numérotation d’acquisition différents, et un système de gestion de contenu (SGC) devrait permettre à l’institution d’utiliser son système de numérotation existant.

Identification des objets dont l'institution a la responsabilité légale, y compris les objets prêtés et ceux qui n'ont pas encore été inventoriés. Les informations enregistrées comprennent la localisation et le statut de chaque objet.

Enregistrements des emplacements actuels et passés d'un objet dans les locaux de l'institution afin qu'il puisse être localisé, y compris les dates de déplacement et les autorisations de déplacement.

Informations décrivant et identifiant les objets, notamment le créateur/fabricant/artiste, la ou les dates de création, le lieu de création, la provenance, l'histoire de l'objet, les recherches effectuées sur l'objet et les liens avec d'autres objets.

La gestion des informations relatives à la conservation d’un objet « du point de vue de la conservation et de la gestion des collections », y compris les demandes de conservation, les rapports d’examen, les rapports d’état, les comptes rendus des actions préventives et les historiques de traitement.

Gestion des informations relatives aux menaces potentielles pesant sur les objets des collections, y compris la documentation des menaces spécifiques, les registres des mesures préventives, les plans et procédures en cas de catastrophe et les contacts d'urgence.

Documentation relative aux besoins d'assurance des biens dont l'établissement est responsable (y compris les biens prêtés), ainsi que leur valeur monétaire à des fins d'assurance. Cette documentation peut inclure les noms et coordonnées des experts et l'historique des expertises.

Gestion de l'exposition d'un objet, incluant son historique et la documentation des recherches menées à son sujet. Les systèmes de gestion de collections les plus avancés peuvent permettre de diffuser ces informations sur le site web du musée ou dans une exposition en ligne.

Gestion des objets quittant les locaux de l’établissement et étant transférés vers un autre lieu, y compris les informations de localisation, les notes d’emballage, les dimensions des caisses, les autorisations, les informations douanières et la documentation des moyens de transport (y compris les informations sur le transporteur).

Gérer le transfert temporaire de responsabilité d'un objet du musée à une autre institution ou vice versa, y compris les contrats de prêt, l'historique des prêts, les relevés de coûts et de paiements, les listes de colisage, les informations sur le lieu, les rapports sur les installations et les dossiers de prêts en souffrance.

Gestion et documentation des objets désacquis et quittant la collection de l’institution, que ce soit par transfert, vente, échange ou destruction/perte, y compris le transfert de propriété, les documents d’approbation et la raison de l’élimination.

Un système de gestion des collections doit permettre de stocker, modifier, supprimer et consulter des données via des requêtes, de les trier et de les exporter sous forme de rapports. Les données sont stockées sous forme de tables et sont saisies (et parfois modifiées) dans le système à l'aide de formulaires. Les requêtes sont des recherches permettant d'extraire des données spécifiques du système, et les rapports « permettent d'afficher ou d'imprimer les résultats d'une requête ».

Un système de gestion de collections (SGC) efficace, à l'instar d'une bonne base de données relationnelle, ne doit pas comporter d'enregistrements dupliqués ni exiger que les mêmes informations soient consignées à plusieurs endroits. Parallèlement, le système doit être suffisamment flexible pour intégrer davantage de données à mesure que les collections s'enrichissent. L'utilisateur doit également comprendre que toutes les informations ne doivent pas nécessairement être saisies dans un SGC ; par exemple, les informations complexes telles que les dimensions et les mesures précises. Certaines institutions peuvent préférer ne pas enregistrer d'informations confidentielles, telles que les données personnelles des donateurs, dans un SGC et les conserver plutôt dans un dossier papier ou un fichier numérique sécurisé distinct, dont l'emplacement est indiqué dans le SGC. D'autres, en revanche, estiment que ces informations confidentielles doivent être enregistrées dans le SGC afin de les protéger en cas de sinistre susceptible d'entraîner la destruction des dossiers papier.

Un système de gestion de contenu (SGC) doit comporter un processus de sauvegarde et de restauration intégré afin de protéger les données contre les pannes matérielles, les sinistres et les erreurs humaines, qui peuvent entraîner la perte ou la corruption de données. Des copies redondantes des informations doivent être stockées à plusieurs endroits et le processus de sauvegarde peut être automatisé.

Étant donné qu’un système informatisé « exige une bien plus grande précision dans l’utilisation du langage pour le catalogage et la recherche de données qu’un système manuel », des normes relatives aux données et aux métadonnées doivent être appliquées dans un système de gestion des collections. Ces normes définissent les règles de saisie des informations dans le système ; des données saisies de manière cohérente permettent une recherche d’informations plus précise et facilitent l’échange de données entre différents systèmes.

Les trois types de normes de données sont la structure, le contenu et la valeur :

• Les normes de structure des données décrivent les champs et les catégories d'informations (parfois appelés éléments) nécessaires à l'identification d'un objet. Dans un système de gestion de contenu muséal, ces champs comprennent souvent le numéro d'inventaire, le titre/nom de l'objet, son créateur/auteur, son lieu de création/origine, sa date de création, ses dimensions, son matériau et sa provenance (par exemple, le nom du donateur ou du vendeur). Parmi les normes de structure des données largement utilisées pour les objets culturels, on peut citer le Dublin Core Metadata Element Set (DC), les Categories for the Description of Works of Art (CDWA), les formats MARC , les ensembles d'éléments du Catalogage des objets culturels (CCO) et les catégories principales de la VRA ( Visual Resources Association ).
• Les normes de contenu des données fournissent des directives pour la mise en forme des informations saisies dans les champs, « contrôlant la syntaxe, le style, la grammaire et les abréviations » à utiliser. Parmi les exemples de normes de contenu des données utilisées dans les institutions qui collectent des objets culturels, on peut citer le Catalogage des objets culturels (CCO) et la Norme de description des archives (DACS).
• Les normes de valeurs des données fournissent les termes et le vocabulaire privilégiés à utiliser dans les champs, souvent sous la forme de listes d'autorité , de lexiques, de dictionnaires de données et de thésaurus. On peut citer comme exemples le Getty's Art and Architecture Thesaurus (AAT) et le Thesaurus of Geographic Names (TGN), la Nomenclature 4.0 pour le catalogage muséal et Iconclass .

Bien que la plupart de ces normes de données s’appliquent au catalogage et à la description des objets culturels, des efforts sont également déployés pour créer des normes de données pour les collections d’histoire naturelle. Basée sur le Dublin Core, la norme Darwin Core (DwC) est une norme de structure de données pour les informations sur la biodiversité dont le « glossaire » comprend les « champs » et les « éléments » nécessaires au catalogage des spécimens et échantillons biologiques et d’histoire naturelle.

Reconnaissant l’importance des normes de données pour de nombreux utilisateurs, certains développeurs mettent en avant la conformité de leurs systèmes de gestion de collections à certaines normes. Par exemple, le CMS Adlib Museum est « certifié conforme à SPECTRUM par le Collections Trust » et « intègre également d’autres normes internationales telles que les directives « CIDOC » et l’« Object ID » de Getty ».

Un système de gestion des collections doit comporter des mesures de sécurité garantissant que seules les personnes autorisées puissent saisir, modifier ou consulter les informations qu'il contient. Toutefois, la demande d'accès du public à certaines informations relatives aux collections et aux objets contenus dans le système de gestion des collections est croissante. Cet accès contribue à la mission des musées, qui est d'éduquer le public et de démontrer que les objets conservés dans le domaine public sont utilisés à des fins d'intérêt général, tout en incitant le personnel des collections à assurer une gestion responsable en veillant à l'exactitude des informations les concernant avant leur diffusion publique. Le système doit permettre au public d'effectuer et d'affiner des recherches dans les informations accessibles au public.

Un CMS devrait également permettre au personnel des collections de gérer les informations sur les droits de reproduction des objets dont l'institution est responsable, y compris le type de régime de droit d'auteur appliqué (par exemple, le droit d'auteur américain ou la licence Creative Commons ), la propriété du droit d'auteur et les filigranes numériques.

L’installation locale d’un logiciel de gestion de contenu (CMS) sur un ordinateur dédié permet un accès plus rapide aux données, mais offre un accès très limité et implique une responsabilité importante en matière de maintenance et de sauvegarde des données, qui incombe au musée. Un CMS installé sur un réseau local peut permettre un accès plus étendu au sein du musée.

Un CMS en tant que plateforme SaaS ( Software as a Service ) est un logiciel installé en ligne et accessible via le web depuis un ordinateur connecté à Internet. La maintenance et les sauvegardes sont généralement assurées par l'entreprise. L'accès aux données peut toutefois être lent, en fonction de la connexion.

logiciel libre

Logiciel dont la licence autorise la publication et la mise à disposition du code source au public, permettant à quiconque de le copier, de le modifier et de le redistribuer sans payer de redevances ni de frais. Les utilisateurs et les développeurs ont accès aux fonctionnalités de conception essentielles. Cela leur permet de modifier ou d'ajouter des fonctionnalités au code source et de le redistribuer.

Logiciel propriétaire

Un logiciel propriétaire implique l'utilisation de contraintes sur son fonctionnement et la restriction d'accès à son code source. L'utilisateur final acquiert le droit d'utiliser ce logiciel. À cette fin, le code source d'un logiciel propriétaire est considéré comme un secret commercial par ses fabricants.