Description archivistique codée

La description archivistique codée ( EAD ) est une norme permettant de coder les informations descriptives relatives aux documents d'archives.

Les documents d'archives diffèrent des éléments d'une collection de bibliothèque parce qu'ils sont uniques, généralement non publiés et indisponibles ailleurs, et parce qu'ils existent dans le cadre d'une collection qui les unifie. Pour ces raisons, la description archivistique implique une analyse hiérarchique et progressive qui met l'accent sur la structure intellectuelle et le contenu de la collection et ne s'étend pas toujours au niveau des éléments individuels qu'elle contient.

Suite au développement des technologies au milieu et à la fin des années 1980 qui ont permis l'encodage descriptif des résultats lisibles par machine, il est devenu possible d'envisager le développement d' outils de recherche numériques pour les archives. Les travaux sur une norme d'encodage pour la description des archives ont commencé en 1992 à l' Université de Californie à Berkeley , et en 1998, la première version d'EAD a été publiée. Une deuxième version a été publiée en 2002, et la dernière version, EAD3, a été publiée en août 2015. La Society of American Archivists et la Bibliothèque du Congrès sont conjointement responsables de la maintenance et du développement d'EAD.

L'EAD est désormais utilisé dans le monde entier par les archives, les bibliothèques, les musées, les bibliothèques nationales et les sociétés historiques. Grâce à un système normalisé de codage des descriptions des instruments de recherche d'archives, l'EAD permet aux utilisateurs de localiser des sources primaires géographiquement éloignées. À son niveau le plus élevé, un instrument de recherche EAD comprend des informations de contrôle sur la description ainsi qu'une description de la collection elle-même. L'EAD3 a été révisée en 2018 pour répondre aux préoccupations relatives à la facilité d'accès aux descriptions d'archives et à sa capacité à s'interfacer avec d'autres systèmes.

Les archives sont par nature différentes des bibliothèques. Alors que les bibliothèques contiennent des éléments individuels, tels que des livres et des revues, dont il existe plusieurs exemplaires identiques, les archives contiennent des documents qui sont à la fois uniques et interdépendants. Les archives représentent les activités d'une personne, d'une famille ou d'une organisation qui sont créées et accumulées naturellement au cours de leurs activités ordinaires. Contrairement aux éléments d'une bibliothèque, tous les éléments d'une collection d'archives partagent donc une relation. L'ensemble des documents d'une organisation, d'une famille ou d'un individu a été créé et accumulé en tant que sous-produit de l'existence de l'organisation ou de l'individu, et partage donc une origine commune, que les archivistes appellent sa provenance ; la provenance fait référence à la fois à l'origine d'un élément ou d'une collection ainsi qu'à sa garde et à sa propriété. Les archivistes désignent l'ensemble des documents d'un individu ou d'une organisation comme son fonds ; le fonds est donc un ensemble conceptuel qui reflète le processus de production ou d'accumulation de documents qui partagent une fonction ou une activité commune et présentent une unité naturelle. Un fonds peut contenir d'un seul élément à des millions d'éléments et peut prendre n'importe quelle forme, y compris des manuscrits, des graphiques, des dessins, des cartes, des enregistrements audio, vidéo ou électroniques.

Les documents publiés étant différents de manière significative et fondamentale des collections de documents interdépendants et uniques que l’on trouve dans les archives, il existe des différences significatives entre les descriptions bibliographiques et archivistiques. Une description bibliographique représente un élément publié individuel, est basée sur l’élément physique et en est dérivée, et est donc considérée comme étant au niveau de l’élément. La description archivistique, en revanche, représente une collection, ou un fonds, contenant souvent des éléments individuels de différents supports, partageant une origine ou une provenance commune. La description des documents d’archives implique donc une analyse hiérarchique et progressive complexe. Elle commence par décrire l’ensemble, puis descend vers les sous-composants ; la description ne s’étend souvent pas au niveau de l’élément. De cette façon, la description archivistique se concentre sur la structure intellectuelle et le contenu de la collection plutôt que sur ses caractéristiques physiques.

Un instrument de recherche est un outil qui aide les utilisateurs à trouver des documents dans une archive grâce à la description de son contenu. La plupart des instruments de recherche fournissent des types d'informations similaires, y compris, au minimum, un titre qui relie l'instrument de recherche au créateur de la collection ; un résumé du matériel contenu dans l'instrument de recherche ; l'historique et le contexte de la collection, y compris les principales personnalités impliquées ; et des informations sur la conservation de la collection ainsi que sur les conditions ou restrictions concernant son utilisation.

La nature unique des documents d'archives et la répartition géographique des collections individuelles représentent depuis plus de 150 ans un défi pour ceux qui souhaitent les localiser et y accéder. Cependant, avec l'avènement de l'informatique en réseau international et des catalogues en ligne, il est devenu possible de rendre les collections d'archives consultables en ligne.

L'EAD a été créée lors de la réunion annuelle de la Society of American Archivists de 1993 à la Nouvelle-Orléans et était dirigée par Daniel Pitti à l' Université de Californie à Berkeley . L'objectif du projet était de créer une norme de données pour décrire les archives, similaire aux normes MARC pour décrire les documents bibliographiques. La version initiale 1.0 de l'EAD a été publiée à l'automne 1998. Une telle norme permet aux archives , aux musées , aux bibliothèques et aux dépôts de manuscrits de répertorier et de décrire leurs fonds d'une manière qui serait lisible par machine et donc facile à rechercher, à maintenir et à échanger. Depuis sa création, de nombreuses archives et collections spéciales l'ont adoptée.

En plus du travail de développement et de maintenance effectué par la Society of American Archivists et la Library of Congress, le Research Libraries Group (RLG) a développé et publié un ensemble de directives de mise en œuvre des « meilleures pratiques » pour EAD, qui définit les éléments et attributs obligatoires, recommandés et facultatifs. Le RLG a également fourni une sorte de centre d'échange d'informations pour les instruments de recherche au format EAD, connu sous le nom d' ArchiveGrid . Les bibliothèques membres fournissent au RLG l'URL de leurs instruments de recherche ; le RLG collecte automatiquement les données des instruments de recherche, les indexe et fournit une interface de recherche pour l'index, donnant ainsi aux chercheurs la possibilité d'effectuer des recherches dans les collections de plusieurs centaines d'institutions avec une seule requête. Le RLG a également développé le « RLG Report Card », un programme automatisé de contrôle de la qualité qui analysera une instance EAD et signalera les domaines dans lesquels elle s'écarte des directives des meilleures pratiques.

Le sous-comité technique de la SAA pour la description archivistique codée, qui comprend une représentation internationale, s'est lancé dans une révision de la norme EAD en 2010. La dernière version, EAD3, a été publiée en août 2015.

Un certain nombre de dépôts aux États-Unis , au Canada , au Royaume-Uni , en France , en Australie et ailleurs ont adopté et mis en œuvre l'EAD avec différents niveaux de sophistication technique. L'un des efforts les plus ambitieux est l' Online Archive of California , un catalogue collectif de plus de 5 000 instruments de recherche EAD couvrant les manuscrits et les images des institutions de tout l'État. La Bibliothèque nationale française François Mitterrand publie plus de 90 000 instruments de recherche EAD couvrant les archives et les manuscrits.

Le schéma XML de la norme EAD spécifie les éléments à utiliser pour décrire une collection de manuscrits ainsi que la disposition de ces éléments (par exemple, quels éléments sont obligatoires ou lesquels sont autorisés à l'intérieur de quels autres éléments). L'ensemble de balises EAD comporte 146 éléments et est utilisé à la fois pour décrire une collection dans son ensemble et pour encoder un inventaire détaillé à plusieurs niveaux de la collection. De nombreux éléments EAD ont été, ou peuvent être, mappés à des normes de contenu (telles que DACS et ISAD(G) ) et à d'autres normes structurelles (telles que MARC ou Dublin Core ), augmentant la flexibilité et l' interopérabilité des données.

EAD 1.0 était une définition de type de document SGML (DTD). EAD 2002, la deuxième incarnation d'EAD, a été finalisée en décembre 2002 et mise à disposition sous forme de DTD XML . La dernière version d'EAD, EAD3, est disponible à la fois sous forme de schéma XML et de DTD.

Remarque : les exemples dans cette section sont EAD2 et peuvent ne pas être valides par rapport au schéma EAD3.

Remarque : dans la version actuelle d'EAD3 1.0, l'élément eadheader a été remplacé par l'élément control.

La première section d'un instrument de recherche codé EAD est le eadheader. Cette section contient les titleet facultatifs subtitlede la collection et des informations détaillées sur l'instrument de recherche lui-même : qui l'a créé, quand il a été créé, son historique de révision , la langue dans laquelle l'instrument de recherche est écrit, etc. Le eadheaderlui-même possède un certain nombre d'attributs obligatoires qui correspondent à diverses normes ISO telles que ISO 3166-1 pour les codes de pays et ISO 8601 pour les formats de date.

Les eadheaderéléments et ses éléments enfants peuvent être mappés à d'autres normes pour faciliter l'échange d'informations. Ils sont souvent mappés à des éléments Dublin Core tels que Creator, Author, Language. Par exemple, dans l'extrait ci-dessous, l' relatedencoding="DC"attribut de l' eadheaderélément spécifie que les éléments enfants seront mappés à Dublin Core ; l'élément enfant <author encodinganalog="Creator">indique que l'élément EAD <author>est mappé à l'élément Dublin Core <creator>.

Exemple d'un eadheader:

<eadheader audience= "internal" countryencoding= "iso3166-1" dateencoding= "iso8601" langencoding= "iso639-2b" relatedencoding= "DC" repositoryencoding= "iso15511" scriptencoding= "iso15924" > <eadid countrycode= "us" identifier= "bachrach_lf" mainagencycode= "NSyU" > bachrach_lf </eadid> <filedesc> <titlestmt> <titleproper encodinganalog= "Titre" > Documents de Louis Fabian Bachrach </titleproper> <subtitle> Un inventaire de ses documents à l'Université de Blank </subtitle> <author encodinganalog= "Créateur" > Mary Smith </author> </titlestmt> <publicationstmt> <publisher encodinganalog= "Éditeur" > Université de Blank </publisher> <date encodinganalog= "Date" normal= "1981" > 1981 </date> </publicationstmt> </filedesc> <profiledesc> <creation> John Jones <date normal= "2006-09-13" > 13 septembre 2006 </date> </creation> <langusage> <language encodinganalog= "Langue" langcode= "eng" > Anglais </language> </langusage> </profiledesc> </eadheader>

La archdescsection contient la description du matériel de la collection elle-même. Tout d'abord, l' identification descriptive ou didl'élément contient une description de la collection dans son ensemble, y compris le créateur (qui peut être un individu ou une organisation), la taille (généralement donnée en pieds linéaires), les dates inclusives, la ou les langues et un résumé ou une brève description. Comme eadheaderci-dessus, les éléments peuvent être mappés aux normes correspondantes ; les éléments de cette section sont généralement mappés aux éléments MARC. Par exemple, dans l'extrait ci-dessous, l' relatedencoding="MARC21"attribut de l' archdescélément spécifie que les éléments enfants seront mappés à MARC21 ; l'élément enfant <unittitle encodinganalog="245$a" label="Title: ">indique que l' unittitleélément est mappé au champ MARC 245, sous-champ a.

Exemple:

<archdesc level= "collection" type= "inventory" relatedencoding= "MARC21" > <did> <head> Aperçu de la collection </head> <repository encodinganalog= "852$a" label= "Dépôt : " > Université de Blank </repository> <origination label= "Créateur : " > <persname encodinganalog= "100" > Brightman, Samuel C. (Samuel Charles), 1911-1992 </persname> </origination> <unittitle encodinganalog= "245$a" label= "Titre : " > Documents de Samuel C. Brightman </unittitle> <unitdate encodinganalog= "245$f" normal= "1932/1992" type= "inclusive" label= "Dates incluses : " > 1932-1992 </unitdate> <physdesc encodinganalog= "300$a" label= " Quantité : " > <extent> 6 pieds linéaires </extent> </physdesc> <abstract encodinganalog= "520$a" label= "Résumé : " > Documents du journaliste américain , y compris de la correspondance de guerre , des écrits politiques et humoristiques politiques et du matériel d'éducation pour adultes </abstract> <unitid encodinganalog= "099" label= "Identification : " countrycode= "us" repositorycode= "NSyU" > 2458163 </unitid> <langmaterial label= "Langue : " encodinganalog= "546" > <language langcode= "eng" > Anglais </language> </langmaterial> </did> </archdesc>

Plusieurs éléments descriptifs supplémentaires peuvent suivre, didnotamment :

• bioghist- description biographique de la personne ou de l'organisation
• scopecontent- une description narrative détaillée du matériel de la collection
• relatedmaterial- description des éléments que le dépôt a acquis séparément mais qui sont liés à cette collection et dont un chercheur pourrait vouloir avoir connaissance
• separatedmaterial- les éléments que le dépôt a acquis dans le cadre de cette collection mais qui en ont été séparés, peut-être pour un traitement spécial, des besoins de stockage ou de catalogage
• controlaccess- une liste de vedettes-matières ou de mots-clés pour la collection, généralement tirée d'une source faisant autorité telle que les vedettes-matières de la Bibliothèque du Congrès ou le thésaurus de l'art et de l'architecture
• accessrestrictet userestrict- déclaration concernant toute restriction sur le matériel de la collection
• arrangement- la manière dont les matériaux de la collection sont disposés

La deuxième section, généralement la plus grande, de la archdescest la dsc, qui contient un inventaire complet de la collection décomposée en morceaux intellectuels progressivement plus petits. EAD propose deux options : l' célément qui peut être imbriqué dans lui-même jusqu'à un niveau illimité, et un ensemble d'éléments conteneurs numérotés c01à travers c12lesquels ne peuvent être imbriqués que numériquement (c'est-à-dire qu'un c01peut contenir uniquement un c02; a c02peut contenir uniquement un c03, et ainsi de suite). Notez que les éléments cet font référence à des subdivisions intellectuelles du matériel ; le conteneur physique réel est spécifié à l'aide de l' élément . L'inventaire peut descendre jusqu'à un niveau aussi détaillé que souhaité. L'exemple ci-dessous montre un inventaire au niveau du dossier. c0#container

Exemple d'inventaire :

<dsc type= "combined" ><head> Inventaire </head> <c01> <did> <unittitle> Correspondance </unittitle> </did> <c02> <did> <unittitle> Adams, Martha </unittitle> <unitdate normal= "1962/1967" > 1962-1967 </unitdate> <container type= "box" > 1 </container> <container type= "folder" > 1 </container> </did> </c02> <c02> <did> <unittitle> Barnett, Richard </unittitle> <unitdate normal= "1965" > 1965 </unitdate> <container type= "box" > 1 </container> <container type= "folder" > 2 </container> </did> </c02> ...etc </c01> <c01> <did> <unittitle> Écrits </unittitle> </did> <c02> <did> <unittitle> Nouvelles </unittitle> < unitdate normal= "1959/1979" > 1959-1979 </unitdate> <container type= "box" > 5 </container> <container type= "folder" > 1-9 </container> </did> </c02> </c01> </dsc>

Des études ont été menées sur la manière de citer des fichiers EAD avec une granularité variable. En particulier, Buneman et Silvello ont proposé un système basé sur des règles pour créer automatiquement des extraits de citation à utiliser comme références lors de la citation de données XML ; une étude de cas est basée sur EAD. De plus, Silvello a proposé un cadre qui, en s'appuyant sur des exemples, crée automatiquement des références à un niveau de granularité différent pour les fichiers XML. Ce cadre a été testé sur la collection de fichiers EAD de la Bibliothèque du Congrès.

Une étude analysant les modèles d'interaction des utilisateurs avec les instruments de recherche a mis en évidence que « [ces derniers] se concentrent sur les règles de description plutôt que sur la facilitation de l'accès et de l'utilisation des documents qu'ils répertorient et décrivent », et que de nombreux utilisateurs d'archives ont de graves difficultés à utiliser les instruments de recherche. Les modèles d'interaction courants et fréquents des utilisateurs avec les instruments de recherche sont de nature navigatoire et nécessitent donc de parcourir la hiérarchie des archives pour donner un sens aux données d'archives.

Certains critiques affirment que l'EAD limite l'interaction des chercheurs car plusieurs opérations sont soit impossibles, soit inefficaces. Par exemple, il est problématique de :

• permettre à l'utilisateur d'accéder à un élément spécifique à la volée, car cela nécessite de définir des points d'accès fixes à la hiérarchie des archives ;
• permettre à l'utilisateur de reconstruire le contexte d'un élément sans parcourir toute la hiérarchie archivistique ;
• présenter à l'utilisateur uniquement des éléments sélectionnés d'une archive, puisque l'instrument de recherche présente une collection donnée dans son ensemble.

De plus, l'EAD autorise plusieurs degrés de liberté dans la pratique de l'étiquetage, ce qui peut s'avérer problématique dans le traitement automatique des fichiers EAD, car il est difficile de savoir à l'avance comment une institution utilisera les éléments hiérarchiques. Il a été souligné que seuls les fichiers EAD répondant à des directives strictes en matière de bonnes pratiques sont partageables et consultables.