Système de gestion des récompenses

Le système d'approvisionnement électronique System for Award Management ( SAM ou SAM.gov) collecte des données auprès des fournisseurs, valide et stocke ces données, et les diffuse à diverses agences d'acquisition gouvernementales.

Les utilisateurs de SAM comprennent les responsables des marchés publics, les bailleurs de fonds, les entrepreneurs et le public. Les personnes tenues de s'inscrire dans SAM sont notamment :

• Fournisseurs : Ceux qui font affaire avec le gouvernement fédéral « pourront se connecter à un système unique pour gérer les informations sur leurs entités dans un seul enregistrement, avec une date d'expiration unique, grâce à un processus opérationnel simplifié. Les agences fédérales pourront rechercher en un seul endroit les informations préalables à l'attribution des marchés. Tout le monde aura moins de mots de passe à retenir et verra les avantages de la réutilisation des données, car les informations sont saisies une seule fois dans SAM et réutilisées dans tout le système. »
• Demandeurs et bénéficiaires de subventions : « L'inscription active au SAM est une condition préalable à la soumission réussie des demandes de subventions ! »

L'inscription est gratuite. Le renouvellement doit être effectué annuellement.

Le Central Contractor Registration (CCR) était la principale base de données des fournisseurs du gouvernement fédéral américain jusqu'au 30 juillet 2012.

En octobre 1993, le président Bill Clinton a publié un mémorandum exigeant que le gouvernement réforme ses processus d'acquisition. Par la suite, la loi fédérale de rationalisation des acquisitions de 1994 a été adoptée, exigeant la création d'un « guichet unique pour l'industrie ». Pour y parvenir, le ministère de la Défense des États-Unis (DoD) a désigné un processus d'enregistrement électronique centralisé, connu sous le nom de CCR, comme point d'entrée unique pour les fournisseurs qui souhaitent faire des affaires avec le DoD. À cette fin, le supplément au règlement fédéral sur les acquisitions de la Défense (DFARS), sous-partie 204.7300, exigeait que les entrepreneurs s'inscrivent dans le CCR pour faire des affaires avec le DoD.

Une nouvelle politique du Federal Acquisition Regulation (FAR), publiée le 1er octobre 2003 (Circulaire 2003-016, dossier FAR 2002-018), exige que tous les entrepreneurs fédéraux s'inscrivent dans la base de données du CCR avant l'attribution de tout contrat ou accord d'achat.

Les entrepreneurs fournissant des services au DoD sont tenus de déposer des rapports sur la source de financement, le véhicule contractuel, l'organisation soutenue, la mission et la fonction exécutées, ainsi que les heures de travail et les coûts des efforts contractuels via un site Web ECMRA distinct.

Le 24 juillet 2012 a débuté la première phase d'une consolidation des systèmes du gouvernement fédéral utilisés pour la passation de contrats avec le SAM (System for Acquisition Management). À cette date, les utilisateurs n'étaient plus autorisés à saisir de nouvelles informations dans le CCR ou dans les autres systèmes migrés au cours de la première phase afin de laisser suffisamment de temps à leurs données pour migrer vers le SAM. Après le 30 juillet 2012, les utilisateurs qui ont visité les sites Web du CCR, de l'ORCA ou de l'EPLS sont automatiquement redirigés vers SAM.gov.

Le 30 juillet 2012, le CCR a adopté le Système de gestion des attributions (SAM), qui combinait les dossiers des utilisateurs existants du CCR et de huit autres sites Web et bases de données distincts qui facilitaient la gestion des marchés publics fédéraux du début à la fin. Cette consolidation du SAM a été conçue pour « réduire la charge de travail de ceux qui cherchent à faire des affaires avec le gouvernement ». En plus d'éliminer les redondances et de rationaliser les processus, le SAM fournit un service d'assistance unique pour résoudre les problèmes liés à l'une des bases de données.

Les systèmes combinés dans SAM sont répertoriés ci-dessous, regroupés par domaine fonctionnel. Leur migration vers SAM est menée en plusieurs phases : La phase I de SAM comprend les fonctionnalités des systèmes de gestion des entités - Registre central des entrepreneurs (CCR), Enregistrement des agences fédérales (Fedreg), Demande de représentations et de certifications en ligne (ORCA) - et le Système de liste des parties exclues (EPLS).

En 2021, SAM.gov a fusionné avec beta.SAM.gov pour former une refonte complète ainsi qu'une nouvelle expérience utilisateur et la fermeture du site FEDBIZOPPS, populaire et géré par le gouvernement. En outre, les entités souhaitant recevoir un code CAGE ne s'inscrivent plus pour un numéro DUNS. Au lieu de cela, les entreprises reçoivent un UID après avoir fourni une documentation minimale pour prouver la propriété de leur entreprise.

Fin 2022, le Federal Service Desk a constaté un afflux de tickets d'assistance civile en raison d'instructions peu claires, de retards et de l'incapacité des utilisateurs à mettre à jour ou à enregistrer un code CAGE. SAM.gov a accordé une prolongation automatique de 30 jours à toute entité SAM.gov existante devant être renouvelée avec une date d'enregistrement comprise entre le 29 avril 2022 et le 28 avril 2023. Les codes CAGE sont essentiels pour que les petites entreprises puissent recevoir des subventions et des contrats. De nombreux utilisateurs éprouvent des difficultés à simplement trouver leur entité afin de valider la propriété - une nouvelle exigence fastidieuse autrefois inutile en raison de la délivrance antérieure d'un numéro DUNS.

En raison de la complexité et du temps requis pour enregistrer un nouveau code CAGE, de nombreuses petites entreprises ont recours à des services d'enregistrement payants en ligne. De nombreux propriétaires d'entreprise se retrouvent à payer entre 600 et 1 500 dollars, sans souvent se rendre compte que l'utilisation de SAM.gov ne coûte rien. Certains fournisseurs de services offrent un service légitime, à un prix raisonnable et nécessaire aux particuliers et aux entreprises qui ne peuvent tout simplement pas s'y retrouver dans le processus de plus en plus compliqué de SAM.gov. D'un autre côté, de nombreux services cherchent à apparaître comme des registraires de codes CAGE « officiels », escroquant souvent des clients sans méfiance avec des milliers de dollars de frais en promettant des services d'appel d'offres.