Imagerie de documents

L'imagerie documentaire est une catégorie de technologies de l'information pour les systèmes capables de reproduire des documents couramment utilisés dans les entreprises. Les systèmes d'imagerie documentaire peuvent prendre de nombreuses formes, notamment des microfilms , des imprimantes à la demande, des télécopieurs , des copieurs , des imprimantes multifonctions , des scanners de documents , des microfilms de sortie informatique (COM) et des graveurs d'archives. L'imagerie documentaire désigne la conversion de fichiers papier (de toute taille ou description) ou de microfilms/fiches en images numériques.

Au cours de la dernière décennie, le Royaume-Uni a lentement travaillé à la transition vers des processus numériques. En 2013, le gouvernement a lancé un portail de réclamations en ligne pour aider à suivre et à gérer les réclamations de manière efficace et rapide. Créé pour traiter les réclamations jusqu'à 25 000 £, le portail s'applique aux organisations qui reçoivent des réclamations en responsabilité de l'employeur et en responsabilité civile. Le 31 mai 2021, un nouveau système distinct a été lancé, appelé Official Injury Claim. Ce service traite des accidents de la route et gère les réclamations pour dommages corporels jusqu'à 5 000 £. Les audiences virtuelles menées par téléphone et par liaison vidéo deviennent une pratique plus courante, ce qui est extrêmement utile dans les affaires judiciaires sensibles. Au cours des dernières années, en partie sous l'effet du RGPD, de nombreux cabinets d'avocats ont été contraints de repenser la façon dont ils gèrent les données. Les dossiers papier et les processus manuels étaient encore très répandus dans le secteur juridique avant la Covid. La crise actuelle, cependant, a complètement changé la façon dont les cabinets d'avocats travaillent ; ils ont dû rapidement adopter de nouvelles méthodes de travail. Cette situation a ouvert la voie aux cabinets d'avocats privés pour revoir les structures de l'entreprise et identifier les inefficacités qui existaient depuis des années. La nécessité d'une méthode de travail efficace a été encore plus mise en évidence pendant le confinement, lorsque les employés n'ayant pas accès électronique à la documentation ont eu du mal à travailler à domicile.

L'imagerie documentaire fait partie de la gestion de contenu d'entreprise . Aux débuts des technologies de gestion de contenu, le terme « imagerie documentaire » était utilisé de manière interchangeable avec « gestion d'images de documents » alors que l'industrie tentait de se séparer des technologies micrographiques et reprographiques.

À la fin des années 1980, une nouvelle technologie de gestion des documents est apparue : la gestion électronique des documents . Cette technologie a été conçue pour répondre au besoin de gérer et de sécuriser le volume croissant de documents électroniques ( feuilles de calcul , documents de traitement de texte , PDF , courriers électroniques ) générés dans les organisations.

La numérisation et le stockage des documents d'identité des clients sont utilisés à des fins de vérification de l'âge, d'identification des membres exclus et d'identification des personnes auprès des autorités en cas d'incidents criminels. Ils sont généralement utilisés dans les boîtes de nuit , les casinos , les salles de concert et de nombreuses entités régies par le programme d'identification des clients des États-Unis (CIP).

Les systèmes utilisés incluent les produits Scan Net et ID Vista d'Id Scan Biometrics. Le système Id Scan Biometrics a été développé par Tamlyn Thompson en 2005.

Les autorités britanniques chargées de délivrer les licences exigent de plus en plus souvent que les discothèques scannent et conservent les données d'identité des clubbers. Les clients et le groupe de protestation NO2ID ont soulevé des inquiétudes concernant la confidentialité et la sécurité des données . Par exemple, Clubscan était un système de numérisation de cartes d'identité inventé en 2003. Il prenait des images numérisées des documents d'identité des clients des discothèques et stockait leurs données personnelles, à des fins de vérification de l'âge, d'identification des membres exclus et d'identification des individus auprès des autorités en cas d'incidents criminels. Clubscan est désormais abandonné et remplacé par SCAN NET (le Safer Clubbing At Night Network) et dessert plus de 1200 lieux connectés au Royaume-Uni.

Le reçu de POD peut être généré sous forme d'image numérique et le rapport d'état POD complet est généré dans une feuille de calcul Excel. Avec la récupération électronique des documents d'expédition, les fonctions de base sont dimensionnées et les opérations administratives nouvellement rationalisées deviennent soudainement une étape très stratégique dans un modèle commercial.