Notes HCL

HCL Notes (anciennement Lotus Notes puis IBM Notes plate-forme logicielle collaborative propriétaire pour Unix ( AIX ), IBM i , Windows, Linux et macOS, vendue par HCLTech . L' application cliente s'appelle Notes tandis que le composant serveur est de marque HCL Domino .

HCL Notes propose des fonctions de collaboration professionnelle, telles que la messagerie électronique , les calendriers, les listes de tâches , la gestion des contacts, les forums de discussion, le partage de fichiers, les sites Web, la messagerie instantanée, les blogs, les bibliothèques de documents, les annuaires d'utilisateurs et les applications personnalisées. Il peut également être utilisé avec d'autres applications et bases de données HCL Domino. IBM Notes 9 Social Edition a supprimé l'intégration avec le progiciel de bureau IBM Lotus Symphony , qui avait été intégré au client Lotus Notes dans les versions 8.x.

Lotus Development Corporation a initialement développé « Lotus Notes » en 1989. IBM a acheté Lotus en 1995 et l'entreprise est devenue la division Lotus Development d'IBM. Le 6 décembre 2018, IBM a annoncé qu'elle vendait un certain nombre de produits logiciels à HCLSoftware pour 1,8 milliard de dollars, dont Notes et Domino. Cette acquisition a été finalisée en juillet 2019.

HCL Domino est un environnement d'exécution d'applications multiplateformes client-serveur .

Domino fournit des services de messagerie électronique, de calendrier, de messagerie instantanée (avec des fonctions de conférence vocale et vidéo supplémentaires HCLSoftware et de collaboration Web), des discussions/forums, des blogs et un annuaire intégré du personnel/des utilisateurs . En plus de ces applications standard, une organisation peut utiliser l'environnement de développement Domino Designer et d'autres outils pour développer des applications intégrées supplémentaires telles que l'approbation des demandes/ le flux de travail et la gestion des documents .

Le produit Domino se compose de plusieurs composants :

• Application client HCL Notes (depuis la version 8, elle est basée sur Eclipse )
• Client HCL Notes, soit :
  • un client riche
  • un client Web, HCL iNotes
  • un client de messagerie mobile, HCL Notes Traveler
• Client HCL Verse, soit :
  • un client de messagerie Web, Verse on Premises (VOP)
  • un client de messagerie mobile, Verse Mobile (pour iOS et Android)
• Serveur HCL Domino
• Client d'administration HCL Domino
• HCL Domino Designer (environnement de développement intégré basé sur Eclipse) pour la création d'applications client-serveur exécutées dans le framework Notes

Domino est en concurrence avec les produits d'autres sociétés telles que Microsoft , Google , Zimbra et d'autres. En raison de ses capacités de développement d'applications, HCL Domino est souvent comparé à des produits tels que Microsoft Sharepoint . La base de données de Domino peut être répliquée entre les serveurs et entre le serveur et le client, ce qui permet aux clients de bénéficier de fonctionnalités hors ligne.

Domino, à la fois application professionnelle et serveur de messagerie, est compatible avec Notes et les navigateurs Web. Notes (et depuis IBM Domino 9, le HCAA) peut être utilisé pour accéder à n'importe quelle application Domino, comme les forums de discussion, les bibliothèques de documents et de nombreuses autres applications. Notes ressemble à un navigateur Web dans la mesure où il peut exécuter n'importe quelle application compatible pour laquelle l'utilisateur dispose d'une autorisation.

Domino fournit des applications qui peuvent être utilisées pour :

• accéder, stocker et présenter des informations via une interface utilisateur
• renforcer la sécurité
• répliquer, c'est-à-dire permettre à de nombreux serveurs différents de contenir les mêmes informations et à de nombreux utilisateurs de travailler avec ces données

Le mécanisme de stockage standard de Domino est un format de base de données de documents , le « Notes Storage Facility » (.nsf). Le fichier .nsf contient normalement à la fois une conception d'application et ses données associées. Domino peut également accéder à des bases de données relationnelles , soit via un serveur supplémentaire appelé HCL Enterprise Integrator for Domino, soit via des appels ODBC, soit via l'utilisation de XPages.

Domino étant un environnement d'exécution d'application, les e-mails et les calendriers fonctionnent comme des applications dans Notes, que HCL fournit avec le produit. Un développeur d'application Domino peut modifier ou remplacer complètement cette application. HCL a également publié les modèles de base en open source.

Les programmeurs peuvent développer des applications pour Domino dans divers langages de développement, notamment :

• le langage de programmation Java soit directement soit via XPages
• LotusScript , un langage ressemblant à Visual Basic
• le langage de programmation JavaScript via le Domino AppDev Pack

Le client prend en charge un langage de formule ainsi que JavaScript. Les développeurs de logiciels peuvent créer des applications à exécuter soit dans l'environnement d'exécution de l'application Notes, soit via un serveur Web pour une utilisation dans un navigateur Web, bien que l'interface doive être développée séparément, sauf si XPages est utilisé.

Les notes peuvent être utilisées pour la messagerie électronique, comme calendrier, PIM , messagerie instantanée, navigation Web et d'autres applications. Les notes peuvent accéder aux applications et données locales et basées sur le serveur.

Notes peut fonctionner comme un client de messagerie IMAP et POP avec des serveurs de messagerie non Domino. Le système peut récupérer les adresses des destinataires à partir de n'importe quel serveur LDAP , y compris Active Directory , et comprend un navigateur Web, bien qu'il puisse être configuré par un développeur Domino pour lancer un autre navigateur Web à la place.

Les fonctionnalités incluent des calendriers et des horaires de groupe, une messagerie électronique basée sur SMTP / MIME , une prise en charge des actualités basée sur NNTP et une conversion HTML automatique de tous les documents par la tâche HTTP Domino.

Notes peut être utilisé avec la messagerie instantanée Sametime pour permettre de voir d'autres utilisateurs en ligne et de discuter avec un ou plusieurs d'entre eux en même temps. À partir de la version 6.5, cette fonction est disponible gratuitement. La détection de présence est disponible dans la messagerie électronique et dans d'autres applications HCL Domino pour les utilisateurs des organisations qui utilisent à la fois Notes et Sametime.

Depuis la version 7, Notes propose une interface de services Web . Domino peut être un serveur Web pour les fichiers HTML ; l'authentification de l'accès aux bases de données Domino ou aux fichiers HTML utilise l'annuaire utilisateur Domino et des systèmes externes tels que Microsoft Active Directory.

Un client de conception, Domino Designer, peut permettre le développement d' applications de base de données composées de formulaires (qui permettent aux utilisateurs de créer des documents) et de vues (qui affichent les champs de document sélectionnés dans des colonnes).

En plus de son rôle de système de groupware (email, agenda, documents et discussions partagés), HCL Notes et Domino peuvent également construire des applications de type « workflow », notamment celles qui nécessitent des processus d'approbation et de routage des données.

Depuis la version 5, le clustering de serveurs permet de fournir une redondance géographique aux serveurs.

Notes System Diagnostic (NSD) collecte des informations sur le fonctionnement d'un poste de travail Notes ou d'un serveur Domino.

Le 10 octobre 2018, IBM a publié IBM Domino v10.0 et IBM Notes 10.0 comme dernière version. En décembre 2019, HCL a publié HCL Domino v11 et HCL Notes v11.

Notes et Domino sont des environnements de base de données client/serveur. Le logiciel serveur s'appelle Domino et le logiciel client Notes. Le logiciel Domino peut fonctionner sur les systèmes milieu de gamme Windows, Unix, AIX et IBM et peut s'adapter à des dizaines de milliers d'utilisateurs par serveur. Il existe différentes versions prises en charge du serveur Domino qui sont prises en charge sur les différents niveaux des systèmes d'exploitation serveur. En général, le dernier système d'exploitation serveur n'est officiellement pris en charge que par une version de HCL Domino publiée à peu près au même moment que ce système d'exploitation.

Domino offre des fonctionnalités de sécurité à plusieurs niveaux. Les autorisations peuvent être granulaires, jusqu'au niveau du champ dans des enregistrements spécifiques, jusqu'à 10 paramètres différents qui peuvent être configurés au niveau de la base de données, avec des options intermédiaires entre les deux. Les utilisateurs peuvent également attribuer à d'autres utilisateurs l'accès à leur calendrier personnel et à leur messagerie électronique sur des niveaux plus génériques de lecture, d'édition, de modification avec suppression et de gestion de mon calendrier. Toute la sécurité dans Notes et Domino est indépendante du système d'exploitation du serveur ou d'Active Directory. En option, le client Notes peut être configuré pour que l'utilisateur utilise son identité Active Directory.

La première version de Lotus Notes incluait une fonction de réplication généralisée. La nature généralisée de cette fonctionnalité la différenciait de ses prédécesseurs comme Usenet et continuait à différencier Lotus Notes.

Les serveurs Domino et les clients Notes identifient les fichiers NSF par leurs ID de réplication et conservent les fichiers répliqués synchronisés en échangeant de manière bidirectionnelle des données, des métadonnées, ainsi que la logique et la conception de l'application. Des options permettent de définir les métadonnées à répliquer ou d'exclure spécifiquement certaines métadonnées de la réplication. La réplication entre deux serveurs, ou entre un client et un serveur, peut se produire via un réseau ou une connexion modem point à point . La réplication entre serveurs peut se produire à intervalles réguliers selon un calendrier défini, en temps quasi réel lorsqu'elle est déclenchée par des modifications de données dans des clusters de serveurs ou lorsqu'elle est déclenchée par un administrateur ou un programme.

La création d'une réplique locale d'un fichier NSF sur le disque dur d'un client HCL Notes permet à l'utilisateur d'utiliser pleinement les bases de données Notes et Domino tout en travaillant hors ligne. Le client synchronise les modifications lors de la prochaine connexion du client et du serveur. Les répliques locales sont également parfois conservées pour une utilisation lors de la connexion au réseau afin de réduire la latence du réseau . La réplication entre un client Notes et un serveur Domino peut s'exécuter automatiquement selon un calendrier, ou manuellement en réponse à une demande d'un utilisateur ou d'un programme. Depuis Notes 6, les répliques locales conservent toutes les fonctionnalités de sécurité programmées dans les applications. Les versions antérieures de Notes ne le faisaient pas toujours. Les premières versions n'offraient pas non plus de moyen de chiffrer les fichiers NSF, ce qui faisait craindre que les répliques locales puissent exposer trop de données confidentielles sur les ordinateurs portables ou les ordinateurs personnels non sécurisés , mais les versions plus récentes offrent le chiffrement et, à partir de le paramètre par défaut pour les répliques locales nouvellement créées.

Lotus Notes a été le premier logiciel largement adopté à utiliser la cryptographie à clé publique pour l'authentification client-serveur et serveur-serveur et pour le chiffrement des données. Jusqu'à ce que les lois américaines régissant le chiffrement soient modifiées en 2000, IBM et Lotus n'étaient pas autorisés à exporter des versions de Notes prenant en charge les clés de chiffrement symétriques supérieures à 40 bits. En 1997, Lotus a négocié un accord avec la NSA qui autorisait l'exportation d'une version prenant en charge des clés plus fortes de 64 bits, mais 24 bits étaient chiffrés avec une clé spéciale et inclus dans le message pour fournir un « facteur de réduction de la charge de travail » à la NSA. Cela a renforcé la protection des utilisateurs de Notes en dehors des États-Unis contre l'espionnage industriel du secteur privé , mais pas contre l'espionnage du gouvernement américain. Cette implémentation a été largement annoncée, mais avec une certaine justification, de nombreuses personnes l'ont considérée comme une porte dérobée . Certains gouvernements se sont opposés à être désavantagés par rapport à la NSA, et en conséquence Lotus a continué à prendre en charge la version 40 bits pour l'exportation vers ces pays.

Notes et Domino utilisent également un framework de signature de code qui contrôle le contexte de sécurité, l'exécution et les droits du code personnalisé développé et introduit dans l'environnement. Notes 5 a introduit une liste de contrôle d'exécution (ECL) au niveau client. L'ECL autorise ou refuse l'exécution de code personnalisé en fonction de la signature qui lui est associée, empêchant l'exécution de code provenant de sources non fiables (et potentiellement malveillantes). Notes et Domino 6 permettaient aux administrateurs de serveur de gérer les ECL client de manière centralisée via la mise en œuvre de politiques. Depuis la version 4.5, les signatures de code répertoriées dans les ECL correctement configurées empêchent l'exécution de code par des sources externes, afin d'éviter la propagation de virus dans les environnements Notes/Domino. Les administrateurs peuvent contrôler de manière centralisée si chaque utilisateur de boîte aux lettres peut ajouter des exceptions à l'ECL et ainsi la remplacer.

Les listes de contrôle d'accès (ACL) contrôlent le niveau d'accès d'un utilisateur du serveur à cette base de données. Seul un utilisateur disposant d'un accès de gestionnaire peut créer ou modifier l'ACL. Les entrées par défaut de l'ACL peuvent être définies lorsque le gestionnaire crée la base de données.

Les rôles, plutôt que l’ID utilisateur, peuvent déterminer le niveau d’accès.

Notes and Domino est une base de données NoSQL orientée documents, multiplateforme et distribuée, ainsi qu'un environnement de développement d'applications rapide qui comprend des applications prédéfinies telles que la messagerie électronique, le calendrier, etc. Cela le distingue de ses principaux concurrents commerciaux, tels que Microsoft Exchange ou Novell GroupWise , qui sont des applications spécialement conçues pour la messagerie et le calendrier qui offrent des API pour l'extensibilité.

Les bases de données Domino sont créées à l'aide du client Domino Designer, disponible uniquement pour Microsoft Windows ; les clients utilisateur standard sont disponibles pour Windows, Linux et macOS . Une caractéristique clé de Notes est que de nombreuses répliques de la même base de données peuvent exister en même temps sur différents serveurs et clients, sur des plates-formes différentes ; la même architecture de stockage est utilisée pour les répliques client et serveur. À l'origine, la réplication dans Notes se produisait au niveau du document (c'est-à-dire de l'enregistrement). Avec la sortie de Notes 4 en 1996, la réplication a été modifiée de sorte qu'elle se produit désormais au niveau du champ.

Une base de données est un fichier Notes Storage Facility (.nsf) contenant des unités de stockage de base appelées « note ». Chaque note possède un identifiant unique partagé par toutes ses répliques. Chaque réplique possède également un identifiant unique qui l'identifie de manière unique au sein d'un cluster de serveurs, d'un domaine de serveurs ou même entre des domaines appartenant à de nombreuses organisations qui hébergent toutes des répliques de la même base de données. Chaque note stocke également ses dates de création et de modification, ainsi qu'un ou plusieurs éléments.

Il existe plusieurs classes de notes, notamment les notes de conception et les notes de document. Les notes de conception sont créées et modifiées avec le client Domino Designer et représentent des éléments programmables, tels que la disposition de l'interface utilisateur graphique des formulaires pour l'affichage et la modification des données, ou des formules et des scripts pour la manipulation des données. Les notes de document représentent les données utilisateur et sont créées et modifiées avec le client Notes, via un navigateur Web, via le routage et la distribution du courrier ou via un code programmé.

Les notes de document peuvent avoir des relations parent-enfant, mais Notes ne doit pas être considérée comme une base de données hiérarchique au sens classique des systèmes de gestion de l'information . Les bases de données Notes ne sont pas non plus relationnelles , bien qu'il existe un pilote SQL qui peut être utilisé avec Notes, et qu'il dispose de certaines fonctionnalités qui peuvent être utilisées pour développer des applications qui imitent les fonctionnalités relationnelles. Notes ne prend pas en charge les transactions atomiques et son verrouillage de fichier est rudimentaire. Notes est une base de données orientée document (basée sur des documents, sans schéma, à structure souple) avec prise en charge de contenu riche et de puissantes fonctions d'indexation. Cette structure imite étroitement les flux de travail sur papier que Notes est généralement utilisé pour automatiser.

Les éléments représentent le contenu d'une note. Chaque élément possède un nom, un type et peut avoir des indicateurs définis. Une note peut avoir plusieurs éléments portant le même nom. Les types d'éléments incluent Numéro, Liste de numéros, Texte, Liste de texte, Date-Heure, Liste de date-heure et Texte enrichi. Les indicateurs sont utilisés pour gérer les attributs associés à l'élément, tels que la sécurité en lecture ou en écriture. Les éléments des notes de conception représentent les éléments programmés d'une base de données. Par exemple, la mise en page d'un formulaire de saisie est stockée dans l'élément Corps de texte enrichi d'une note de conception de formulaire. Cela signifie que la conception de la base de données peut être répliquée sur les postes de travail des utilisateurs, tout comme les données elles-mêmes, ce qui facilite considérablement le déploiement d'applications mises à jour.

Les éléments des notes de document représentent des données saisies ou calculées par l'utilisateur. Un élément nommé « Formulaire » dans une note de document peut être utilisé pour lier un document à une note de conception de formulaire, ce qui indique au client Notes de fusionner le contenu des éléments de note de document avec les informations et le code de l'interface utilisateur graphique représentés dans la note de conception de formulaire donnée à des fins d'affichage et de modification. Cependant, d'autres méthodes peuvent être utilisées pour remplacer cette liaison d'un document à une note de formulaire. La liaison lâche qui en résulte entre les documents et les informations de conception est l'une des pierres angulaires de la puissance de Notes. Les développeurs de bases de données traditionnels habitués à travailler avec des schémas rigoureusement appliqués, en revanche, peuvent considérer la puissance de cette fonctionnalité comme une arme à double tranchant.

Le développement d'applications Notes utilise plusieurs langages de programmation. Formula et LotusScript sont les deux langages d'origine. LotusScript est similaire à Visual Basic et peut même être considéré comme une implémentation spécialisée de celui-ci, mais avec l'ajout de nombreuses classes natives qui modélisent l'environnement Notes, tandis que Formula est similaire au langage de formule Lotus 1-2-3 mais est unique à Notes.

Java a été intégré à IBM Notes à partir de la version 4.5. Avec la version 5, la prise en charge de Java a été considérablement améliorée et étendue, et JavaScript a été ajouté. Alors que LotusScript reste un outil principal dans le développement d'applications pour le client Lotus Notes, Java et JavaScript sont les principaux outils pour le traitement basé sur le serveur, le développement d'applications pour l'accès au navigateur et la possibilité pour les navigateurs d'émuler les fonctionnalités du client IBM Notes. Avec XPages, le client IBM Notes peut désormais traiter nativement le code Java et JavaScript, bien que le développement d'applications nécessite généralement au moins un code spécifique à IBM Notes ou à un navigateur uniquement.

À partir de la version 6, Lotus a mis en place une interface de programmation XML en plus des options déjà disponibles. Le langage XML Domino (DXL) fournit des représentations XML de toutes les données et ressources de conception du modèle Notes, permettant à n'importe quel outil de traitement XML de créer et de modifier des données IBM Notes et Domino.

Depuis la version 8.5, les XPages ont également été intégrés dans IBM Notes.

En dehors de l'application Notes, HCL fournit des boîtes à outils en C , C++ et Java pour se connecter à la base de données Domino et effectuer une grande variété de tâches. La boîte à outils C est la plus aboutie et la boîte à outils C++ est une version objectivée de la boîte à outils C, dépourvue de nombreuses fonctions fournies par la boîte à outils C. La boîte à outils Java est la moins aboutie des trois et peut être utilisée pour les besoins d'application de base.

IBM Notes inclut un système de gestion de base de données , mais les fichiers Notes sont différents des bases de données relationnelles ou objet car ils sont centrés sur les documents. Les bases de données orientées document telles que Notes autorisent plusieurs valeurs dans les éléments (champs), ne nécessitent pas de schéma , sont dotées d'un contrôle d'accès au niveau du document intégré et stockent des données de texte enrichi. IBM Domino 7 à 8.5.x prend en charge l'utilisation de la base de données IBM Db2 comme magasin alternatif pour les bases de données IBM Notes. Cette fonctionnalité NSFDB2 est cependant désormais en mode maintenance et aucun développement supplémentaire n'est prévu. Une base de données IBM Notes peut être mappée à une base de données relationnelle à l'aide d'outils tels que DECS, [LEI], JDBCSql pour Domino ou NotesSQL.

Le serveur HCL Domino ou le client Domino stockent leur configuration dans leurs propres bases de données / fichiers d'application (*.nsf). Aucun paramètre de configuration pertinent n'est enregistré dans le registre Windows si le système d'exploitation est Windows. Certaines autres options de configuration (principalement la configuration de démarrage) sont stockées dans le notes.ini (il existe actuellement plus de 2000 options connues disponibles ).

Notes est généralement déployé en tant que client de messagerie pour l’utilisateur final dans les grandes organisations.

Lorsqu'une organisation utilise un serveur HCL Domino, elle déploie généralement également le client Notes fourni pour accéder à l'application Notes pour la messagerie électronique et le calendrier, mais également pour utiliser les applications de gestion de documents et de workflow. Comme Notes est un environnement d'exécution et que les fonctions de messagerie électronique et de calendrier de Notes sont simplement une application fournie par HCL, les administrateurs sont libres de développer des applications de messagerie électronique et de calendrier alternatives. Il est également possible de modifier ou d'étendre l'application de messagerie électronique et de calendrier fournie par HCL.

Le serveur Domino prend également en charge les clients de messagerie POP3 et IMAP et, grâce à un produit d'extension (prise en charge de la messagerie HCL pour Microsoft Outlook), prend en charge l'accès natif pour les clients Microsoft Outlook.

HCL fournit également iNotes (renommé « Domino Web Access » dans Notes 6.5 mais revenu à iNotes dans la version 8.0), pour permettre l'utilisation des fonctions de messagerie et de calendrier via les navigateurs Web sous Windows, Mac et Linux, tels qu'Internet Explorer et Firefox . Il existe plusieurs programmes de filtrage du spam (dont IBM Lotus Protector) et un moteur de règles permettant au serveur de traiter le courrier électronique défini par l'utilisateur.

Notes a été conçu comme une plate-forme d'application collaborative où le courrier électronique n'était qu'une des nombreuses applications exécutées dans le logiciel client Notes. Le client Notes a également été conçu pour fonctionner sur plusieurs plates-formes, notamment Windows , OS/2 , Mac OS classique , SCO Open Desktop UNIX et Linux. Ces deux facteurs ont entraîné des différences dans l'interface utilisateur par rapport aux applications qui ne fonctionnent que sous Windows. De plus, ces différences sont souvent restées dans le produit pour conserver la compatibilité avec les versions antérieures, au lieu de se conformer aux normes d'interface utilisateur Windows mises à jour. Voici quelques-unes de ces différences.

• Les boîtes de dialogue de propriétés pour la mise en forme du texte, des liens hypertexte et d'autres informations de texte enrichi peuvent rester ouvertes après qu'un utilisateur a modifié le texte sélectionné. Cela permet de sélectionner un nouveau texte et d'appliquer une autre mise en forme sans fermer la boîte de dialogue, sélectionner un nouveau texte et ouvrir une nouvelle boîte de dialogue de mise en forme. Presque toutes les autres applications Windows nécessitent que l'utilisateur ferme la boîte de dialogue, sélectionne un nouveau texte, puis ouvre une nouvelle boîte de dialogue pour la mise en forme/les modifications.
• Les boîtes de dialogue Propriétés reconnaissent également automatiquement le type de texte sélectionné et affichent les sélections appropriées (par exemple, une boîte de propriétés de lien hypertexte).
• Les utilisateurs peuvent formater des tableaux sous forme d'interfaces à onglets dans le cadre de la conception de formulaires (pour les applications) ou dans des messages électroniques (ou dans des champs de texte enrichi dans les applications). Cela permet aux utilisateurs de fournir une organisation de type onglets aux documents, similaire à la navigation par onglets courante dans la plupart des portails Web, etc.
• Les utilisateurs finaux peuvent facilement insérer des liens vers des applications Notes, des vues Notes ou d’autres documents Notes dans des documents Notes.
• La suppression d'un document (ou d'un e-mail) le supprimera de tous les dossiers dans lesquels il apparaît, car les dossiers contiennent simplement des liens vers le même document principal. Certains autres clients de messagerie suppriment uniquement l'e-mail du dossier actuel ; si l'e-mail apparaît dans d'autres dossiers, il est laissé tel quel, ce qui oblige l'utilisateur à parcourir plusieurs dossiers pour supprimer complètement un message. Dans Notes, cliquer sur « Supprimer du dossier » supprimera le document uniquement de ce dossier, laissant toutes les autres instances intactes.
• Les « vues » Tous les documents et Envoyés diffèrent des autres collections de documents appelées « dossiers » et présentent des comportements différents. Plus précisément, le courrier électronique ne peut pas être extrait de ces vues, ni donc supprimé de ces vues ; le courrier électronique peut uniquement être « copié » à partir de ces vues. En effet, il s'agit de vues et leurs index d'appartenance sont maintenus en fonction des caractéristiques des documents qu'elles contiennent, plutôt qu'en fonction de l'interaction de l'utilisateur comme c'est le cas pour un dossier . Cette différence technique peut être déroutante pour les utilisateurs, dans des environnements où aucune formation n'est dispensée. Tous les documents contiennent tous les documents d'une boîte aux lettres, quel que soit le dossier dans lequel elle se trouve. La seule façon de supprimer quelque chose de Tous les documents est de le supprimer complètement.

Lotus Notes 7 et les versions antérieures présentaient davantage de différences, qui ont été supprimées dans les versions ultérieures :

• Les utilisateurs sélectionnent un « Nouveau mémo » pour envoyer un e-mail, plutôt que « Nouveau courrier » ou « Nouveau message ». (Notes 8 appelle la commande « Nouveau message »)
• Pour sélectionner plusieurs documents dans une vue Notes, faites glisser votre souris à côté des documents à sélectionner, plutôt que d'utiliser ⇧ Shift+clic simple. (Notes 8 utilise des conventions de frappe de touches.)
• La fonction de recherche propose une « recherche par expression » plutôt que la « recherche par ou » plus courante, et Notes demande aux utilisateurs d'épeler des conditions booléennes dans les chaînes de recherche. Par conséquent, les utilisateurs doivent rechercher « supprimer ET dossier » afin de trouver un texte d'aide contenant l'expression « supprimer un dossier ». La recherche de « supprimer un dossier » ne donne pas le résultat souhaité. (Notes 8 utilise les conventions de recherche par ou.)

Lotus Notes 8.0 (sortie en 2007) est devenue la première version à employer une équipe dédiée à l'expérience utilisateur, ce qui a entraîné des changements dans l'expérience client IBM Notes dans l'interface utilisateur principale et nouvelle de Notes. Cette nouvelle interface fonctionne dans le framework Eclipse open source , qui est un projet lancé par IBM, ouvrant davantage de possibilités de développement d'applications grâce à l'utilisation de plug-ins Eclipse. La nouvelle interface offre de nombreuses nouvelles fonctionnalités d'interface utilisateur et la possibilité d'inclure des applications/applets sélectionnées par l'utilisateur dans de petits volets de l'interface. Lotus Notes 8.0 incluait également une nouvelle interface/conception de messagerie électronique pour correspondre à la nouvelle interface basée sur Eclipse de Lotus Notes 8.0. Eclipse est un framework Java et permet à IBM de porter Notes sur d'autres plates-formes rapidement. Un problème avec Eclipse et donc Notes 8.0 est la vitesse de démarrage des applications et d'interaction avec l'utilisateur. Lotus Notes 8.5 a accéléré l'application et l'augmentation des spécifications générales des PC signifie que ce problème est moins important.

IBM Notes 9 a continué à faire évoluer l'interface utilisateur pour se rapprocher davantage des interfaces d'application modernes que l'on trouve dans de nombreux logiciels commerciaux ou basés sur le Web. Actuellement, le logiciel ne dispose toujours pas d'une option de correction automatique - ou même de la capacité - permettant d'annuler l'utilisation accidentelle de la touche de verrouillage des majuscules.

Domino fonctionne désormais sur la plateforme Eclipse et propose de nombreux nouveaux environnements et outils de développement tels que XPages.

Pour les PC moins performants, une nouvelle version de l'ancienne interface est toujours fournie, même si, comme il s'agit de l'ancienne interface, de nombreuses nouvelles fonctionnalités ne sont pas disponibles et l'interface utilisateur de messagerie revient au style Notes 7.x.

Cette nouvelle expérience utilisateur s'appuie sur Notes 6.5 (sortie en 2003), qui a mis à niveau le client de messagerie, considéré auparavant par beaucoup comme le talon d'Achille du produit . Les fonctionnalités ajoutées à cette époque comprenaient :

• glisser-déposer de dossiers
• réplication des marques non lues entre les serveurs
• drapeaux de suivi
• indicateurs de réponse et de transfert sur les e-mails
• possibilité de modifier une pièce jointe et d'enregistrer les modifications dans un identifiant de messagerie

Des publications telles que The Guardian en 2006 ont critiqué les versions antérieures de Lotus Notes pour leur « interface utilisateur peu intuitive » et ont fait état d'un mécontentement généralisé quant à la facilité d'utilisation du logiciel client. The Guardian a indiqué que Notes n'a pas nécessairement souffert de ce mécontentement en raison du fait que « les personnes qui choisissent [les logiciels d'entreprise] ne sont généralement pas celles qui les utilisent ».

Les versions antérieures de Notes ont également été critiquées pour avoir violé une bonne pratique d'utilisation importante qui suggère qu'une interface utilisateur cohérente est souvent meilleure qu'une alternative personnalisée. Les logiciels écrits pour un système d'exploitation particulier doivent suivre le guide de style de l'interface utilisateur de ce système d'exploitation particulier . Le non-respect de ces guides de style peut dérouter les utilisateurs. Un exemple notable est le raccourci clavier F5, qui est utilisé pour actualiser le contenu de la fenêtre dans Microsoft Windows. Appuyer sur F5 dans Lotus Notes avant la version 8.0 provoquait le verrouillage de l'écran. Comme il s'agissait d'un point de critique majeur, cela a été modifié dans la version 8.0. Les anciennes versions ne prenaient pas en charge les barres de défilement proportionnelles (qui donnent à l'utilisateur une idée de la longueur du document, par rapport à la partie visualisée). Les barres de défilement proportionnelles n'ont été introduites que dans Notes 8.

Les anciennes versions de Notes souffraient également de choix d'interaction utilisateur similaires, dont beaucoup ont également été corrigés dans les versions ultérieures. Un exemple qui a été corrigé dans la version 8.5 : dans les versions précédentes, l'agent d'absence du bureau devait être activé manuellement lors du départ et désactivé lors du retour, même si une date de début et de fin avait été définie. À partir de la version 8.5, la notification d'absence du bureau s'arrête désormais automatiquement sans qu'il soit nécessaire de la désactiver manuellement.

Contrairement à d'autres logiciels clients de messagerie électronique, les développeurs d'IBM Notes ont choisi de ne pas permettre aux utilisateurs individuels de déterminer si un accusé de réception est envoyé lorsqu'ils ouvrent un e-mail ; cette option est plutôt configurée au niveau du serveur. Les développeurs d'IBM estiment que « l'autorisation d'annuler individuellement l'accusé de réception viole l'objectif d'une fonction d'accusé de réception au sein d'une organisation ». Ainsi, en fonction des paramètres système, les utilisateurs n'auront pas le choix de renvoyer les accusés de réception aux spammeurs ou à d'autres expéditeurs d'e-mails indésirables. Cela a conduit les sites technologiques à publier des moyens de contourner cette fonctionnalité de Notes. Pour IBM Notes 9.0 et IBM iNotes 9.0, le fichier .INI du serveur IBM Domino peut désormais contenir une entrée pour contrôler l'accusé de réception d'une manière plus conforme aux attentes de la communauté (IBM Notes 9 Product Documentation).

Lorsque Notes plante, certains processus peuvent continuer à s'exécuter et empêcher le redémarrage de l'application jusqu'à ce qu'ils soient arrêtés.

Au cours des 30 années d'histoire d'IBM Notes, Lotus Development Corporation et plus tard IBM ont développé de nombreux autres produits logiciels basés sur IBM Notes ou intégrés à ce dernier. Le plus important d'entre eux est le logiciel serveur IBM Lotus Domino , connu à l'origine sous le nom de Lotus Notes Server et qui a acquis un nom distinct avec la sortie de la version 4.5. La plate-forme serveur est également devenue la base de produits tels qu'IBM Lotus Quickr pour Domino, pour la gestion de documents, et IBM Sametime pour la messagerie instantanée, la communication audio et vidéo et la conférence Web, et avec la version 8.5, IBM Connections .

Dans les premières versions d'IBM Notes, l'accent était mis sur l'intégration côté client avec l' environnement IBM Lotus SmartSuite . Avec la prédominance croissante de Microsoft dans les logiciels de productivité bureautique, l'intégration du bureau s'est pendant un certain temps orientée vers Microsoft Office . Avec la sortie de la version 8.0 en 2007, basée sur le framework Eclipse, IBM a de nouveau ajouté l'intégration avec sa propre suite de productivité bureautique, IBM Lotus Symphony, dérivée d' OpenOffice.org . IBM Lotus Expeditor est un framework pour le développement d'applications basées sur Eclipse.

D'autres produits et technologies IBM ont également été conçus pour s'intégrer à IBM Notes. Pour la synchronisation des appareils mobiles, cela incluait auparavant le produit IBM Lotus Easysync Pro côté client (qui n'est plus en développement) et IBM Notes Traveler , un nouveau module complémentaire côté serveur gratuit pour la synchronisation des e-mails, des calendriers et des contacts. Deux produits IBM Lotus Protector pour la sécurité et le chiffrement des e-mails ont récemment été ajoutés au portefeuille d'IBM, qui ont été conçus pour s'intégrer à IBM Notes.

Avec une longue histoire sur le marché et une large base installée, Notes et Domino ont donné naissance à un vaste écosystème de logiciels tiers. Ces produits peuvent être divisés en quatre grandes catégories, qui se chevauchent quelque peu :

• Les applications Notes et Domino sont des logiciels écrits sous la forme d'une ou plusieurs bases de données Notes et souvent fournis sous forme de modèles NTF. Ce type de logiciel vise généralement à fournir des avantages commerciaux grâce aux fonctionnalités de collaboration, de flux de travail et de messagerie de Notes. Les exemples incluent la gestion de la relation client (CRM), les ressources humaines et les systèmes de suivi de projet. Certaines applications de ce type peuvent offrir une interface de navigateur en plus de l'accès client Notes. Le code de ces programmes utilise généralement les mêmes langages que ceux dont dispose un développeur Domino interne : le langage de formule Notes, LotusScript , Java et JavaScript .
• Les modules complémentaires, outils et extensions Notes et Domino sont généralement des programmes exécutables écrits en C, C++ ou un autre langage compilé, conçus spécifiquement pour s'intégrer à Notes et Domino. Cette classe de logiciels peut inclure des composants exécutables côté client et côté serveur. Dans certains cas, les bases de données Notes peuvent être utilisées pour la configuration et la création de rapports. Depuis l'avènement du client Notes 8 Standard basé sur Eclipse, les modules complémentaires côté client peuvent également inclure des plug-ins Eclipse et des widgets basés sur XML. Le rôle typique de ce type de logiciel est de prendre en charge ou d'étendre les fonctionnalités principales de Notes. Les exemples incluent les produits anti-spam et anti-virus, les outils d'administration et de surveillance de serveur, les produits de gestion de messagerie et de stockage, les outils basés sur des politiques, les outils de synchronisation de données et les outils de développement.
• Les modules complémentaires et agents compatibles Notes et Domino sont également des programmes exécutables, mais ils sont conçus pour étendre la portée d'un produit logiciel réseau général aux données Notes et Domino. Cette classe comprend les logiciels de sauvegarde serveur et client, les produits anti-spam et anti-virus, ainsi que les systèmes de découverte électronique et d'archivage. Elle comprend également des modules complémentaires permettant d'intégrer Notes à des offres tierces telles que le service de conférence Cisco WebEx ou la plate-forme CRM Salesforce.com .

Notes a une histoire qui s'étend sur plus de 30 ans. Sa principale inspiration était PLATO Notes , créé par David R. Woolley à l' Université de l'Illinois en 1973. Dans la terminologie d'aujourd'hui, PLATO Notes prenait en charge les groupes de discussion créés par les utilisateurs et faisait partie des fondations d'une communauté en ligne qui a prospéré pendant plus de 20 ans sur le système PLATO . Ray Ozzie a travaillé avec PLATO alors qu'il fréquentait l'Université de l'Illinois dans les années 1970. Lorsque la technologie des réseaux PC a commencé à émerger, Ozzie a conclu un accord avec Mitch Kapor , le fondateur de Lotus Development Corporation , qui a abouti à la formation d' Iris Associates en 1984 pour développer des produits qui combineraient les capacités des PC avec les outils collaboratifs mis au point dans PLATO. L'accord a placé le contrôle du développement des produits sous Ozzie et Iris, et les ventes et le marketing sous Lotus. En 1994, après la sortie et le succès commercial de Notes R3, Lotus a acheté Iris. En 1995, IBM a acheté Lotus.

En 2008, IBM a lancé la technologie XPages , basée sur JavaServer Faces . Cela permet aux applications Domino d'être mieux présentées aux clients de navigateur, bien que l'expérience utilisateur et la logique métier doivent être entièrement réécrites. Auparavant, les applications Domino étaient accessibles via des navigateurs, mais nécessitaient des modifications spécifiques au Web pour obtenir toutes les fonctionnalités dans les navigateurs. XPages a également donné à l'application de nouvelles fonctionnalités qui ne sont pas possibles avec le client Notes classique. L'édition sociale IBM Domino 9 comprenait le plug-in de navigateur Notes, qui permettait de faire apparaître les applications Notes via une version réduite du client de bureau riche contenu dans un onglet de navigateur.

Avant la version 4.5, la marque Lotus Notes englobait à la fois les applications client et serveur. En 1996, Lotus a publié un module complémentaire de serveur HTTP pour le serveur Notes 4 appelé « Domino ». Ce module complémentaire permettait de restituer les documents Notes sous forme de pages Web en temps réel. Plus tard cette année-là, le serveur Web Domino a été intégré à la version 4.5 du serveur Notes principal et l'ensemble du programme serveur a été rebaptisé, prenant le nom de « Domino ». Seul le programme client a officiellement conservé le nom « Lotus Notes ».

En novembre 2012, IBM a annoncé qu'elle abandonnerait la marque Lotus et utiliserait uniquement la marque IBM pour identifier les produits, notamment Notes et Domino. Le 9 octobre 2018, IBM a annoncé la disponibilité de la dernière version du logiciel client et serveur.

En 2019, Domino et Notes sont devenus des produits logiciels d'entreprise gérés par HCLSoftware.

IBM a fait don de parties du code IBM Notes et Domino à OpenOffice.org le 12 septembre 2007 et depuis 2008, il fait régulièrement don de code à OpenNTF.org.

Malgré les prédictions répétées du déclin ou de la disparition imminente d'IBM Notes et Domino, comme dans l'article « Le déclin et la chute de Lotus » du magazine Forbes la base installée de Lotus Notes est passée d'environ 42 millions de postes en septembre 1998 à environ 140 millions de licences cumulées vendues jusqu'en 2008. Une fois IBM Workplace abandonné en 2006, les spéculations sur l'abandon de Notes sont devenues caduques. De plus, IBM a lancé iNotes pour iPhone deux ans plus tard.

IBM a contribué au projet avec une partie du code qu'il avait développé pour l'intégration de la suite OpenOffice.org dans Notes 8. IBM a également fourni sa version d'OpenOffice.org pour une distribution gratuite sous le nom d' IBM Lotus Symphony .

IBM Notes et Domino 9 Social Edition ont été livrés le 21 mars 2013. Les modifications incluent une interface utilisateur considérablement mise à jour, une quasi-parité des fonctionnalités d'IBM Notes et d'IBM iNotes, le plug-in de navigateur IBM Notes, de nouveaux contrôles XPages ajoutés à IBM Domino, une interface utilisateur IBM Domino Designer actualisée, une prise en charge supplémentaire des tâches à effectuer sur les appareils mobiles Android et des fonctionnalités de serveur supplémentaires comme détaillé dans la lettre d'annonce.

Fin 2016, IBM a annoncé qu'il n'y aurait pas de version Notes 9.0.2, mais que la version 9.0.1 serait prise en charge au moins jusqu'en 2021. Dans la même présentation, IBM a également déclaré que ses utilisateurs internes avaient été migrés de Notes vers le client IBM Verse.

Le 25 octobre 2017, IBM a annoncé son intention de proposer une mise à jour de la famille Domino V10 en 2018. La nouvelle version sera élaborée en partenariat avec HCLTech . L'équipe de développement et de support d'IBM responsable de ces produits rejoint HCL, mais le marketing et les ventes restent sous la responsabilité d'IBM. La stratégie produit est partagée entre IBM et HCL. Dans le cadre de l'annonce, IBM a indiqué qu'aucune fin officielle du support produit n'était prévue.

Le 9 octobre 2018, IBM a annoncé IBM Domino 10.0 et IBM Notes 10.0 à Francfort, en Allemagne, et les a rendus disponibles en téléchargement le 10 octobre 2018.