Description de l'emploi

Une description de poste ou DDP est un récit écrit qui décrit les tâches générales ou autres fonctions et responsabilités connexes d'un poste. Il peut préciser le fonctionnaire auquel le poste est rattaché, des spécifications telles que les qualifications ou les compétences requises par la personne à ce poste, des informations sur l'équipement, les outils et les aides au travail utilisés, les conditions de travail, les exigences physiques et une échelle salariale . Les descriptions de poste sont généralement narratives, mais certaines peuvent comprendre une simple liste de compétences ; par exemple, les méthodologies de planification stratégique des ressources humaines peuvent être utilisées pour développer une architecture de compétences pour une organisation, à partir de laquelle les descriptions de poste sont construites sous forme de liste restreinte de compétences.

Selon Torrington, une description de poste est généralement élaborée en effectuant une analyse de poste , qui comprend l'examen des tâches et des séquences de tâches nécessaires pour effectuer le travail. L'analyse prend en compte les domaines de connaissances , de compétences et d'aptitudes nécessaires pour effectuer le travail. L'analyse de poste comprend généralement les étapes suivantes : la collecte et l'enregistrement des informations sur le poste ; la vérification de l'exactitude des informations sur le poste ; la rédaction de descriptions de poste basées sur les informations ; l'utilisation des informations pour déterminer les compétences, les aptitudes et les connaissances requises pour effectuer le travail ; la mise à jour des informations de temps à autre. Un poste comprend généralement plusieurs rôles . Selon Hall, la description de poste peut être élargie pour former une spécification de personne ou peut être connue sous le nom de « termes de référence ». La spécification de personne/poste peut être présentée comme un document autonome, mais dans la pratique, elle est généralement incluse dans la description de poste. Une description de poste est souvent utilisée par les employeurs dans le processus de recrutement .

Une description de poste peut inclure les relations avec d’autres personnes au sein de l’organisation : niveau de supervision, exigences managériales et relations avec d’autres collègues.

Une description de poste ne doit pas se limiter à expliquer la situation actuelle ou le travail actuellement attendu ; elle peut également définir des objectifs qui pourraient être atteints à l’avenir, tels que les voies et conditions de promotion possibles.

Une description de poste est essentielle pour clarifier la raison d'être du poste. Elle peut être utilisée :

• Fournir à l'employé les attentes qui sont exigées de lui dans son rôle
• Fournir suffisamment de détails pour aider le candidat à évaluer s'il est apte à occuper le poste
• Pour aider à formuler des questions pour le processus d'entrevue
• Permettre au futur employé de déterminer son rôle ou sa position au sein de la structure de l'organisation
• Pour aider à établir un contrat de travail juridiquement contraignant
• Pour aider à fixer des objectifs et des cibles pour l'employé lors de son arrivée
• Pour aider à l'évaluation du rendement au travail de l'employé
• Pour aider à formuler des plans de formation et de développement

Les descriptions de poste prescriptives peuvent être considérées comme un obstacle dans certaines circonstances :

• Les descriptions de poste peuvent ne pas convenir à certains cadres supérieurs, car ils devraient avoir la liberté de prendre des initiatives et de trouver de nouvelles orientations fructueuses ;
• Les descriptions de poste peuvent être trop rigides dans une organisation en évolution rapide, par exemple dans un domaine soumis à des changements technologiques rapides ;
• D’autres changements dans le contenu du poste peuvent rendre la description du poste obsolète ;
• Le processus utilisé par une organisation pour créer des descriptions de poste n’est peut-être pas optimal.

La gestion des descriptions de poste consiste à créer et à maintenir des descriptions de poste au sein d'une organisation. Une description de poste est un document énumérant les tâches, les devoirs et les responsabilités d'un poste spécifique. Il est essentiel qu'une organisation dispose de descriptions de poste à jour, précises et rédigées de manière professionnelle pour attirer des candidats qualifiés, orienter et former les employés, établir des normes de rendement professionnel, élaborer des programmes de rémunération, mener des évaluations de performance, fixer des objectifs et satisfaire aux exigences légales. La gestion des descriptions de poste, ainsi que d'autres facettes de la gestion des talents, a été améliorée par l'expansion des technologies de l'information. Aujourd'hui, les services des ressources humaines disposent de diverses solutions de ressources humaines basées sur Internet. Les systèmes de gestion des talents basés sur le cloud en sont un exemple . Ils permettent aux entreprises de stocker facilement des informations sur les ressources humaines, de collaborer avec d'autres services et d'accéder aux fichiers à partir de n'importe quel appareil doté d'un accès à Internet.

Avant d'élaborer la description de poste, il faut procéder à une analyse du poste. L'analyse du poste , partie intégrante de la gestion des ressources humaines, consiste à recueillir, analyser et documenter les aspects importants d'un poste, notamment les tâches de l'employé, le contexte du poste et les exigences du poste.

Une fois l'analyse du poste terminée, la description du poste, y compris les spécifications du poste, peut être élaborée. Une description de poste décrit les activités à effectuer et une spécification du poste énumère les connaissances, les compétences et les aptitudes requises pour effectuer le travail. Une description de poste contient plusieurs sections, dont une section d'identification, un résumé général, les fonctions et devoirs essentiels, les spécifications du poste et les avis de non-responsabilité et approbations.

Les descriptions de poste sont ensuite utilisées pour développer des initiatives efficaces en matière d'égalité des chances en matière d'emploi et d'adaptabilité, de planification des ressources humaines, de recrutement et de sélection ; pour maintenir une continuité claire entre la planification de la rémunération, les efforts de formation et la gestion des performances ; et pour identifier les facteurs professionnels qui peuvent contribuer à la sécurité et à la santé au travail et aux relations entre employés et travailleurs.

La manipulation des descriptions de poste est une pratique de mauvaise foi largement répandue qui désigne la modification délibérée des descriptions de poste dans le but de favoriser des candidats ou des groupes de candidats spécifiques, souvent pour répondre à certaines préférences ou objectifs d'embauche. Cette manipulation peut impliquer la modification des qualifications, des responsabilités ou des exigences énoncées dans une offre d'emploi d'une manière qui ne correspond pas nécessairement aux besoins réels du poste.

Cela implique même la manipulation des qualifications professionnelles de bonne foi (BFOQ). Les BFOQ sont des exigences professionnelles légitimes jugées essentielles pour l'exécution efficace d'un rôle particulier ; « de bonne foi » signifie que ces qualifications doivent être concrètes, spécifiques et justifiables comme étant nécessaires pour ce poste, et rien de plus. Cependant, dans les cas de manipulation de la description de poste, ces qualifications peuvent être ajustées ou exagérées pour inclure ou exclure certains candidats. Cela peut impliquer de mettre l'accent sur des compétences spécialisées propres à l'organisation, de stipuler une exigence de véhicule pour un travail de bureau, d'imposer des exigences linguistiques sans rapport avec la langue couramment parlée dans la région, d'exiger des certifications parallèles ou peu courantes, de spécifier ou d'omettre certains niveaux d'expérience ou d'exiger des formations qui peuvent ne pas être directement liées aux fonctions principales du poste.

En fin de compte, cette manipulation est motivée par divers facteurs, notamment les préjugés organisationnels, les spécifications de poste obsolètes qui ne correspondent pas aux compétences, aux connaissances et aux compétences des candidats potentiels , les préférences personnelles ou les tentatives de créer une façade d'inclusion. La manipulation des descriptions de poste remplit une fonction d'exclusion dans les processus de recrutement, dissuadant souvent les candidats racialisés de postuler ou limitant leur participation aux opportunités d'avancement professionnel. Elle viole les lois anti-discrimination et les réglementations sur l'égalité des chances en matière d'emploi. Ce biais racial dans les pratiques d'embauche prospère dans les pays et les contextes où il n'existe pas d'audits et d'examens indépendants obligatoires pour les pratiques d'embauche des organisations.

Des descriptions de poste bien organisées et à jour contribuent à la conformité légale et réglementaire. Aux États-Unis, par exemple, les directives uniformes de 1978 sur la procédure de sélection des employés ont été élaborées afin de normaliser le processus de sélection des employés et précisent clairement que les exigences en matière de RH doivent être liées aux facteurs liés à l'emploi. L' Americans with Disabilities Act de 1990 (ADA) exige que les organisations identifient les fonctions essentielles des postes et documentent les mesures prises pour identifier les responsabilités du poste, tandis que le Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que les responsables des ressources humaines déterminent si un poste doit être classé comme exempté ou non, c'est-à-dire si un employé serait éligible à une rémunération des heures supplémentaires ou s'il serait considéré comme salarié et exempté de la réglementation sur les heures supplémentaires.

Les organisations de soins de santé doivent non seulement se conformer aux lois du travail, mais également aux lois sur les soins de santé et aux organismes d'accréditation. La Joint Commission (Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations) accrédite et certifie des milliers d'organisations de soins de santé aux États-Unis. Pour se conformer aux directives de la Joint Commission, les organisations de soins de santé doivent tenir à jour des descriptions de poste précises, complètes et correctement rédigées.

Les réglementations ci-dessus exigent que les entreprises conservent des enregistrements clairs de leurs descriptions de poste. Disposer d'un système automatisé bien organisé permet d'éliminer une partie de la panique associée à un audit de conformité.