Outil de collaboration

Un outil de collaboration aide les gens à collaborer . Le but d'un outil de collaboration est d'aider un groupe de deux ou plusieurs personnes à atteindre un but ou un objectif commun. Les outils de collaboration peuvent être de nature non technologique tels que du papier , des tableaux à feuilles mobiles , des notes autocollantes ou des tableaux blancs . Ils peuvent également inclure des outils logiciels et des applications tels que des logiciels collaboratifs .

La première idée d'utiliser des ordinateurs pour travailler ensemble est née en 1945 lorsque Vannevar Bush a partagé ses réflexions sur un système qu'il a nommé « memex » dans son article « As We May Think ». Un système qui stocke les livres, les dossiers et les communications d'un individu et les rend disponibles à tout moment. À ce stade, il l'a appelé « un supplément élargi à sa mémoire » .

En 1968, le Dr JCR Licklider , directeur de l' Agence américaine pour les projets de recherche avancée sur la défense (DARPA), a mis en relation les systèmes informatiques avec la communication et la possibilité de travailler ensemble lorsque les individus ne sont pas au même endroit. Dans son article « L'ordinateur comme dispositif de communication », il a envisagé l'idée qu'il devrait y avoir un moyen de « faciliter la communication entre les personnes sans les réunir au même endroit » , ce qui a finalement conduit à ARPANET , aux systèmes commerciaux de partage de temps et enfin à Internet .

Lorsque le micro-ordinateur a été inventé en 1970, tout le monde a appris la bureautique , ce qui a conduit au premier logiciel collaboratif appelé Electronic Information Exchange System (EIES) qui permettait de réaliser des enquêtes, des réponses en fil de discussion et des approches structurées en groupe. En 1991, l'éducateur CA Ellis a proposé la définition du terme « groupware » comme « des systèmes informatiques qui prennent en charge des groupes de personnes engagées dans une tâche (ou un objectif) commun et qui fournissent une interface à un environnement partagé ». Paul Wilson a ensuite façonné le terme « travail coopératif assisté par ordinateur » (CSCW). Il l'a décrit comme « un terme générique qui combine la compréhension de la façon dont les gens travaillent en groupe avec les technologies habilitantes des réseaux informatiques et le matériel, les logiciels, les services et les techniques associés ».

Cela a posé les bases du développement ultérieur des idées de groupware et dans les années 1990, Lotus Notes , Microsoft Exchange Server et Outlook ont ​​été inventés. En 2002, lors du Social Software Summit, Clay Shirky a introduit l'expression « logiciel social » comme un « logiciel qui prend en charge l'interaction de groupe ».

Trois aspects de la collaboration : la communication, la coordination et la coopération peuvent être utilisés pour catégoriser les outils de collaboration.

Les outils de communication permettent l’échange d’informations entre individus :

L'invention du courrier électronique comme outil de collaboration a changé la façon dont nous communiquions sur le lieu de travail. C'est la méthode la plus simple pour établir un contact au sein d'une organisation et elle est bien établie. En particulier pour organiser la correspondance quotidienne, le courrier électronique peut atteindre plusieurs personnes en un seul clic.

Bien que le courrier électronique reste l'outil le plus utilisé dans la collaboration en matière de communication, il n'est pas très efficace à grande échelle et d'autres formes de communication semblent prendre le dessus. Outre sa flexibilité, il n'est pas très adapté aux conversations de groupe, car elles se développent trop rapidement. Il n'y a aucun moyen d'être sûr qu'une personne dispose de la dernière version d'un document qui lui a été envoyé et il est impossible de toujours suivre via son courrier électronique les tâches à effectuer et à quelle date. Comme l'indique Cisco dans son blog sur le « futur du courrier électronique », les courriers électroniques « amélioreront la productivité en organisant vos données pour vous » et tenteront d'apporter plus de transparence dans leur travail avec le courrier électronique.

La messagerie vocale est de plus en plus intégrée dans des services tels que Google Voice en tant qu'outil de collaboration . Comme le souligne IBM dans un scénario futur, le rôle de la messagerie vocale pourrait être celui que joue aujourd'hui le courrier électronique.

Grâce à la messagerie instantanée comme outil de collaboration, nous pouvons joindre les personnes d'une organisation en temps réel. À l'avenir, la messagerie instantanée ne sera plus un logiciel autonome , mais très bien intégré dans des solutions plus vastes telles que la communication unifiée .

La voix sur IP en tant qu'outil de collaboration a rapidement gagné en popularité auprès des entreprises et fait partie de leur portefeuille de communication. Comme le souligne un rapport d'Eclipse Telecom, la VoIP est en passe de remplacer totalement nos téléphones dans nos bureaux et de s'intégrer également dans les environnements de services de collaboration existants.

La coordination est définie comme « l'alignement ou l'ajustement délibéré et ordonné des actions des partenaires pour atteindre des objectifs déterminés conjointement ». Les outils de collaboration qui soutiennent cette approche sont ceux qui permettent à une personne de mettre en place des activités de groupe, des calendriers et des livrables.

Les calendriers en ligne font partie du comportement professionnel au travail et sont entièrement intégrés à d’autres systèmes. Comme l’explique une étude de l’Université de Bath, les calendriers en ligne pourraient à l’avenir être étroitement liés à d’autres données telles que les médias sociaux et avoir un impact encore plus important.

Les outils de suivi du temps sont particulièrement utilisés pour mesurer la performance des employés. Leur effet sur la productivité est considéré comme controversé.

Les feuilles de calcul sont, comme les e-mails, très populaires dans le monde des entreprises et constituent un outil de collaboration essentiel pour l'analyse ou la modélisation financière. Bien qu'elles soient très populaires, plusieurs études ont révélé que de nombreuses feuilles de calcul contiennent des données inexactes et sont donc inefficaces.

Les outils de coopération permettent aux groupes de discuter en temps réel et de façonner ensemble une idée ou une réflexion. Les tendances en matière de collaboration visent à aider à maintenir « l'idée principale » au sein des grandes organisations et à rendre les liens visibles. Il est également possible d'intégrer dans l'organisation des personnes qui ne travaillent pas régulièrement dans une entreprise et de mettre à profit leurs connaissances.

Dans la plupart des cas, la visioconférence fait partie de la stratégie globale de communication et de collaboration des organisations. C'est particulièrement vrai aujourd'hui, où tous les services sont basés sur le cloud et où les coûts de mise en œuvre sont donc plus abordables. La vision à long terme de la visioconférence réside dans l'utilisation correcte de la puissance de traitement informatique, du stockage de données ou des vitesses de bande passante mobile pour réduire encore davantage les obstacles à la collaboration.

Rapprocher au maximum les équipes, les réunions ou les événements est l'objectif des solutions de téléconférence. Outre les environnements professionnels, la téléconférence est actuellement utilisée dans divers domaines, comme la télémédecine , où elle contribue énormément à l'efficacité et à la productivité, car la distance et le temps sont des facteurs limités.

Un outil de collaboration est asynchrone lorsque ses utilisateurs collaborent à des moments différents :

Le courrier électronique est l'outil de collaboration asynchrone le plus connu et le plus utilisé - il offre des fonctionnalités intuitives pour transférer des messages, créer des groupes de diffusion et joindre des documents. De plus, les informations peuvent être automatiquement triées chronologiquement et affectées à des tâches ou à des événements du calendrier.

Grâce aux calendriers de groupe, des réunions peuvent être planifiées, des projets gérés et des personnes coordonnées. C'est un excellent outil pour aider une personne à surveiller ses livrables et ses délais. Un calendrier de groupe comprend des fonctions telles que la détection de conflits d'horaires avec d'autres personnes d'une équipe ou d'une organisation ou la coordination d'horaires de réunion qui conviennent à tous les membres d'une équipe. Outre les effets positifs du calendrier de groupe, il existe également une controverse sur la confidentialité et le contrôle qui peuvent influencer la productivité d'une personne.

Les systèmes de workflow permettent de communiquer des fichiers ou des documents à l'organisation en suivant un processus strict et organisé. Ils fournissent des services de routage, de développement de formulaires et de support pour les rôles. Comme les systèmes de workflow actuels sont contrôlés à partir d'un point, les individus au sein d'une organisation n'ont normalement pas l'autorisation de gérer leurs propres processus jusqu'à présent - cela devrait être changé en mettant en œuvre des outils de planification collaborative dans les systèmes de workflow actuels.

La technologie hypertexte relie nos fichiers entre eux et garantit que nous disposons toujours de la dernière version. Lorsque des personnes travaillent sur des documents différents, le système met automatiquement à jour les informations des autres personnes.

Un outil de collaboration est synchrone lorsque ses utilisateurs collaborent en même temps :

Les tableaux blancs partagés permettent à leurs utilisateurs de travailler efficacement sur une tâche via une plateforme Web. Ils peuvent être utilisés pour des discussions informelles et également pour des communications nécessitant une structure, impliquant des dessins ou étant en général plus sophistiquées. Cela peut également être très utile pour réaliser des classes virtuelles .

Les systèmes de communication vidéo permettent des appels bidirectionnels ou multidirectionnels avec un flux vidéo en direct. Ils peuvent être comparés à un système téléphonique avec un élément visuel supplémentaire.

Les systèmes de chat permettent aux gens d'écrire et d'envoyer des messages en temps réel. Ils sont généralement structurés en salles de chat qui affichent les noms d'utilisateur, le nombre de personnes, l'emplacement, le sujet de discussion et bien plus encore.

Les systèmes d'aide à la décision aident les groupes à gérer le processus de prise de décision. Ils donnent aux gens la possibilité d'échanger leurs idées, d'analyser leurs idées et sont même utilisés pour voter. La prise de décision devient de plus en plus une fonction essentielle du travail moderne. Selon des études, 50 % des décisions organisationnelles échouent.

Les jeux informatiques sont un bon exemple de ce à quoi pourrait ressembler une situation multi-utilisateurs dans le futur. Ils sont constamment développés et enrichis de fonctionnalités telles que des systèmes de chat et de vidéo.

Les outils de collaboration en ligne sont des applications Web qui offrent des services de base tels que la messagerie instantanée pour les groupes, des mécanismes de partage de fichiers et des moteurs de recherche collaboratifs (CSE) pour trouver des informations distribuées au sein du système de l'organisation, de la communauté ou de l'équipe. En outre, la fonctionnalité est parfois encore étendue en fournissant par exemple des calendriers en ligne intégrés , des tableaux blancs en ligne partagés pour organiser les tâches et les idées ou des intégrations de téléconférence sur Internet . Les outils de collaboration en ligne se déclinent en plusieurs catégories : simples ou complexes, peu coûteux ou coûteux, installés localement ou hébergés à distance et commerciaux ou open source .

De nouveaux gadgets et appareils sont inventés chaque jour dans le but de faciliter notre travail quotidien. Les outils de collaboration en ligne tentent actuellement de résoudre des problèmes tels que :

• « 38 % du temps des employés est perdu à dupliquer le travail et 58 % des personnes perdent une heure par jour à chercher des informations ».
• « 28 heures par semaine sont consacrées à la rédaction de courriers électroniques, à la recherche d'informations et à la collaboration interne ».
• « 59 % des managers passent à côté d'informations vitales parce qu'ils ne les trouvent pas ou ne les voient jamais ».
• « Six semaines par an sont gaspillées par les cadres à rechercher des documents perdus ».

Ces aspects montrent que le problème auquel nous sommes confrontés n’est pas un problème technologique, mais plutôt celui des personnes et de leurs interactions. Bien que la technologie nous aide réellement dans ce sens, la clé pour résoudre ces problèmes réside dans la manière dont nous utilisons ces outils. Bien que les outils de visioconférence tels que Skype ou FaceTime nous connectent avec tout le monde, ils ne nous donnent pas toujours toutes les informations contextuelles. Ce que nous voyons peut ne pas être la réalité, car il peut y avoir d’autres personnes dans la pièce que nous ne connaissons pas lorsque nous discutons avec nos collègues de travail sur Skype. Une plus grande connectivité permet également plus d’interruptions : une personne peut travailler à domicile, mais elle est toujours interrompue par ses voisins ou la tondeuse à gazon. C’est pourquoi l’avenir des outils de collaboration recherche des modèles qui permettent aux entreprises de collaborer de manière ciblée et structurée. L’une de ces applications est la société finlandaise Fingertip Ltd, qui permet aux entreprises de faciliter la collaboration et la prise de décision.

La façon dont nous communiquons entre nous est en constante évolution et bouleverse notre environnement de travail. En 1971, le programmeur Ray Tomlinson a envoyé le premier message entre deux ordinateurs. Huit ans plus tard, Usenet , un forum en ligne multi-réseaux, a changé la façon dont nous échangeons des informations. Avec IRC en 1986, la messagerie instantanée et le chat de groupe sont devenus accessibles pour la première fois aux utilisateurs non techniques et après le lancement d' AOL/AIM en 1992, nous étions déjà confrontés à la première communauté mondiale. L'invention de Wikipédia en 2001 et de divers réseaux sociaux ( MySpace , Linkedin et Facebook ) forme une communauté connectée au monde numérique, orientée vers le monde entier et désireuse d'utiliser des outils de collaboration non seulement pour l'interaction sociale, mais aussi pour améliorer l'efficacité sur le lieu de travail.

En plus d’améliorer notre efficacité, les outils de collaboration en ligne font face aux changements qui affectent les organisations à l’échelle mondiale et l’application du travail flexible devient encore plus importante. Les environnements de travail collaboratifs sont l’un des moteurs de la mondialisation des entreprises car ils offrent de nouvelles opportunités commerciales grâce à l’innovation et aident à collecter des connaissances du monde entier. Les PME et les grandes organisations sont particulièrement capables de faire des affaires à l’échelle mondiale en les utilisant. Depuis 1950, l’intensité de la collaboration a considérablement augmenté, le flux d’informations est devenu plus rapide et les compétences nécessaires pour effectuer le travail ont considérablement augmenté. Les outils de collaboration en ligne permettent donc aux entreprises de survivre dans leurs secteurs d’activité orientés vers le monde entier.

IBM a mené une étude auprès des DSI des entreprises pour déterminer quelles tendances auront le plus d'impact sur les entreprises en 2010, en dégageant six points principaux :

1. L'internet participatif
2. Évolution démographique de la main-d’œuvre
3. L'essor du logiciel en tant que service
4. La virtualisation des données et des appareils
5. Augmentation de la simplicité de conception et d'utilisation de la technologie

Tous ces points soulignent l’importance de la collaboration et définissent certaines exigences pour l’avenir des outils de collaboration en ligne afin de permettre une collaboration commerciale à grande échelle. Les outils de collaboration en ligne tels que les sites de réseaux sociaux et les conférences Web démontrent à quelle vitesse l’environnement évolue – « d’ici 2010, le salarié moyen participera activement à au moins cinq équipes ad hoc différentes simultanément ».

Lorsqu’on a demandé aux participants de « The New Global Study », un rapport réalisé par la Commission européenne en 2009, quels étaient les avantages de la collaboration en ligne, les trois points suivants ont été les plus mentionnés :

1. Favorise la coordination au sein d’une équipe (73 % des répondants)
2. Soutient la connaissance et l’apprentissage (69 %)
3. Permet aux membres dispersés de l'équipe de mieux s'intégrer à l'équipe