Frais

Dans un tableau des flux de trésorerie (ou état des flux de fonds), les dépenses sont divisées en trois catégories :

• Exploitation : Dépenses d'exploitation – salaires des employés
• Investissement : Dépenses d'investissement – ​​achat d'équipement
• Dépenses (financières) Frais de financement – ​​charges d’intérêts sur les emprunts et les obligations

Il convient de déterminer si une dépense est classée comme une charge, et donc inscrite immédiatement dans le compte de résultat , ou comme une dépense d'investissement (ou une dépense amortissable ) , qui n'apparaît pas dans le tableau des flux de trésorerie. Toutefois, ces dernières sont comptabilisées comme des charges lors de leur amortissement par les entreprises qui utilisent la comptabilité d'exercice , comme la plupart des grandes entreprises et toutes les sociétés de type C.

La définition d'une dépense comme dépense en capital ou en revenu, selon l'interprétation la plus courante, dépend de sa nature.

Lorsqu'une dépense est considérée comme un achat, cette distinction s'estompe. Peu après l'achat (ce qui était initialement une dépense n'a aucune valeur), elle est généralement identifiée comme une charge. Elle sera alors considérée comme un capital ayant une durée de vie, qui devra être amorti et inscrit au bilan s'il conserve de la valeur, aussi bien rapidement que longtemps après l'achat.

Aux fins fiscales, le Code des impôts autorise la déduction des frais d'exploitation au cours de l'exercice fiscal où ces frais sont engagés ou payés. Ceci contraste avec les dépenses d'investissement qui sont engagées ou payées pour acquérir un actif. Les frais sont des coûts qui n'acquièrent pas, n'améliorent pas et n'allongent pas la durée de vie d'un actif. Par exemple, l'achat d'un nouveau camion pour une entreprise constitue une dépense d'investissement puisqu'il s'agit de l'acquisition d'un nouvel actif lié à l'activité. Ce coût ne peut être déduit au cours de l'exercice fiscal en cours. En revanche, le carburant acheté pendant cet exercice pour alimenter le camion est considéré comme une dépense déductible. Le coût du carburant n'améliore ni ne prolonge la durée de vie du camion ; il permet simplement son fonctionnement.

Même si une dépense remplit les conditions requises, elle n'est pas nécessairement déductible. En règle générale, les dépenses sont déductibles si elles sont liées à l'activité commerciale ou professionnelle du contribuable, ou si elles sont engagées pour la production ou la perception de revenus provenant d'une activité qui ne constitue pas une activité commerciale ou professionnelle (activité d'investissement).

L'article 162(a) du Code des impôts internes (Internal Revenue Code) prévoit la déduction des frais professionnels. Pour être considérée comme une dépense professionnelle et déductible, elle doit, outre sa qualification de dépense, satisfaire à cinq conditions. Elle doit être (1) ordinaire et (2) nécessaire ( l'arrêt Welch c. Helvering définit la nécessité comme étant liée au développement de l'entreprise, c'est-à-dire appropriée et utile). Les dépenses engagées pour préserver sa réputation ne semblent pas être admissibles. De plus, elle doit être (3) payée ou engagée au cours de l'exercice fiscal. Elle doit être (4) effectuée dans le cadre de l'exercice (c'est-à-dire non antérieurement au démarrage ou à la création de l'entreprise) (5) d'une activité professionnelle. Pour être qualifiée d'activité professionnelle, elle doit être continue et régulière, et le profit doit en être le principal objectif. Une dépense peut correspondre à une perte ou à un profit, sans que cela constitue nécessairement une dépense à proprement parler.

L’article 212 du Code des impôts internes (Internal Revenue Code) prévoit la déduction des frais d’investissement. Outre le fait qu’il s’agit d’une dépense et qu’elle satisfait aux critères 1 à 4 ci-dessus, les dépenses sont déductibles à titre d’activité d’investissement en vertu de l’article 212 du Code des impôts internes si elles sont (1) destinées à la production ou à la perception de revenus, (2) destinées à la gestion, à la conservation ou à l’entretien de biens détenus en vue de la production de revenus, ou (3) liées à la détermination, à la perception ou au remboursement de tout impôt.

Dans le domaine de l'investissement, une controverse qui a pris de l'ampleur tout au long de 2002 et 2003 portait sur la question de savoir si les entreprises devaient comptabiliser l'attribution d'options d'achat d'actions aux employés comme une charge dans le compte de résultat, ou si elles ne devaient pas du tout la comptabiliser dans le compte de résultat, comme c'était la norme auparavant.

Une note de frais est un document répertoriant toutes les dépenses engagées par une personne dans le cadre de son activité professionnelle. Par exemple, si le dirigeant d'une entreprise se déplace pour une réunion, les frais de voyage, de repas et toutes les autres dépenses engagées peuvent être inscrits dans sa note de frais. Ces dépenses seront alors considérées comme des frais professionnels et seront déductibles des impôts.

De nombreuses entreprises tirent profit des systèmes automatisés de gestion des notes de frais . Selon le système choisi, ces solutions logicielles permettent de réduire les délais, les erreurs et les fraudes.