Achat

L'achat est le processus d'approvisionnement qu'une entreprise ou une organisation utilise pour acquérir des biens ou des services afin d'atteindre ses objectifs. Bien que plusieurs organisations tentent d'établir des normes dans le processus d'achat, les processus peuvent varier considérablement d'une organisation à l'autre.

L'achat fait partie du processus d'approvisionnement plus large , qui comprend généralement également l'expédition , la qualité des fournisseurs, le transport et la logistique .

Les directeurs/directeurs des achats, les responsables/directeurs des achats ou le personnel basé au bureau des achats d'une organisation, guident les procédures et normes d'acquisition de l'organisation et les activités d'achat opérationnelles.

La plupart des organisations utilisent un contrôle à trois volets comme base de leurs programmes d'achat. Cela implique que trois départements de l'organisation effectuent des parties distinctes du processus d'acquisition. Les trois départements ne relèvent pas tous du même responsable principal, afin d'éviter les pratiques contraires à l'éthique et de donner de la crédibilité au processus. Ces départements peuvent être les achats, la réception et les comptes fournisseurs ; ou l'ingénierie, les achats et les comptes fournisseurs ; ou un directeur d'usine, les achats et les comptes fournisseurs. Les combinaisons peuvent varier considérablement, mais un service des achats et des comptes fournisseurs sont généralement deux des trois départements impliqués. Les organisations ont généralement des procédures plus simples en place pour les achats de faible valeur, par exemple le ministère de la Défense du Royaume-Uni a une politique interne distincte pour les achats de faible valeur d'une valeur inférieure à 10 000 £. Lorsque le service de réception n'est pas impliqué, on parle généralement de contrôle à double sens ou de bon de commande à double sens. Dans cette situation, le service des achats émet le reçu du bon de commande non requis. Lorsqu'une facture arrive contre la commande, le service des comptes fournisseurs s'adresse alors directement au demandeur du bon de commande pour vérifier que les biens ou services ont été reçus. C'est généralement ce qui est fait pour les biens et services qui contournent le service destinataire. Quelques exemples sont les logiciels livrés par voie électronique, les travaux d'ingénierie non récurrents (NRE), les heures de consultation, etc.

Historiquement, le service des achats émettait des bons de commande pour des fournitures, des services, des équipements et des matières premières . Ensuite, dans le but de réduire les coûts administratifs associés à la commande répétitive de consommables de base , des accords « globaux » ou « principaux » ont été mis en place. Ces types d'accords ont généralement une durée plus longue et une portée accrue afin de maximiser les quantités du concept d'échelle. Lorsque des fournitures supplémentaires étaient nécessaires, une simple autorisation était émise au fournisseur pour fournir les biens ou les services.

Une autre méthode de réduction des coûts administratifs associés aux contrats répétitifs pour des matériaux courants consiste à utiliser des cartes de crédit d'entreprise, également appelées « cartes d'achat » ou simplement « cartes P ». Les programmes de cartes P varient, mais tous sont soumis à des contrôles et audits internes pour garantir une utilisation appropriée. Les responsables des achats ont réalisé qu'une fois les contrats pour les consommables de faible valeur en dollars conclus, les achats peuvent jouer un rôle moins important dans le fonctionnement et l'utilisation des contrats. Il existe toujours une surveillance sous forme d' audits et de révisions des relevés mensuels, mais la majeure partie de leur temps est désormais disponible pour négocier des achats importants et établir d'autres contrats à long terme. Ces contrats sont généralement renouvelables chaque année.

Cette tendance à s'éloigner de la fonction d'approvisionnement quotidienne (achats tactiques) a entraîné plusieurs changements dans le secteur. Le premier a été la réduction du personnel. Les services d'achat étaient désormais plus petits. Il n'y avait plus besoin d'une armée de commis traitant les commandes de pièces détachées comme par le passé. Un autre changement a été l'accent mis sur la négociation des contrats et l'achat de gros équipements. Ces deux fonctions ont permis aux services d'achat d'apporter la plus grande contribution financière à l'organisation. Un nouveau terme et un nouveau titre de poste ont émergé : Sourcing stratégique et Responsables de l'approvisionnement. Ces professionnels se concentraient non seulement sur le processus d'appel d'offres et la négociation avec les fournisseurs , mais aussi sur l'ensemble de la fonction d'approvisionnement . Dans ces rôles, ils étaient capables d'ajouter de la valeur et de maximiser les économies pour les organisations. Cette valeur s'est manifestée par des stocks plus faibles , moins de personnel et une livraison plus rapide du produit final au consommateur. Le succès des responsables des achats dans ces rôles a donné lieu à de nouvelles affectations en dehors de la fonction d'achat traditionnelle : logistique, gestion du matériel, distribution et entreposage. De plus en plus de responsables des achats sont devenus des responsables de la chaîne d'approvisionnement, s'occupant de fonctions supplémentaires du fonctionnement de leur organisation. Les directeurs des achats ne sont pas les seuls à devenir directeurs de la chaîne logistique. Les directeurs de la logistique, du matériel, de la distribution, etc. ont tous accédé à des fonctions plus larges et certains sont désormais responsables des fonctions d'achat.

En comptabilité , les achats correspondent à la quantité de biens qu'une entreprise a achetés au cours de cette année. Ils font également référence aux informations sur le type, la qualité, la quantité et le coût des biens achetés qui doivent être conservés. Ils sont ajoutés aux stocks . Les achats sont compensés par des remises sur achat et des retours et remises sur achat. Le moment où ils doivent être ajoutés dépend de la politique de l'entreprise en matière de franco à bord (FOB). Pour l'acheteur, ce nouvel inventaire est ajouté à l'expédition si la politique était FOB point d'expédition, et le vendeur retire cet article de son inventaire. D'autre part, l'acheteur a ajouté cet inventaire à la réception si la politique était FOB destination, et le vendeur retire cet article de son inventaire lors de sa livraison.

Les biens achetés à des fins autres que la vente directe, par exemple pour la recherche et le développement , sont ajoutés à l'inventaire et affectés aux dépenses de recherche et développement au fur et à mesure de leur utilisation. Par ailleurs, les équipements achetés pour la recherche et le développement ne sont pas ajoutés à l'inventaire, mais capitalisés en tant qu'actifs .

Le processus d'acquisition révisé des principaux systèmes du ministère de la Défense des États-Unis est illustré dans la figure suivante. Le processus est défini par une série de phases au cours desquelles la technologie est définie et mûrie en concepts viables, qui sont ensuite développés et préparés pour la production, après quoi les systèmes produits sont pris en charge sur le terrain.

Le processus permet à un système donné d'entrer dans le processus à n'importe quelle phase de développement. Par exemple, un système utilisant une technologie non éprouvée entrerait dans les premières étapes du processus et passerait par une longue période de maturation technologique, tandis qu'un système basé sur des technologies matures et éprouvées pourrait entrer directement dans le développement technique ou, éventuellement, même dans la production. Le processus lui-même comprend quatre phases de développement :

• Développement de concepts et de technologies : vise à explorer des concepts alternatifs basés sur des évaluations des besoins opérationnels, de l’état de préparation technologique, des risques et de l’abordabilité.
• La phase de développement du concept et de la technologie commence par l'exploration du concept. Au cours de cette étape, des études de concept sont entreprises pour définir des concepts alternatifs et pour fournir des informations sur les capacités et les risques qui permettraient une comparaison objective des concepts concurrents.
• Phase de développement et de démonstration du système. Cette phase peut être directement abordée à la suite d'une opportunité technologique et d'un besoin urgent des utilisateurs, ou encore être le résultat d'un développement conceptuel et technologique.
• La dernière phase, la plus longue, est la phase de maintenance et d'élimination du programme. Au cours de cette phase, toutes les activités nécessaires sont réalisées pour maintenir et entretenir le système sur le terrain de la manière la plus rentable possible.

Il s'agit du processus par lequel l'organisation identifie des fournisseurs potentiels pour des fournitures, des services ou des équipements spécifiques. Les références et l'historique de ces fournisseurs sont analysés, ainsi que les produits ou services qu'ils proposent. Le processus de sélection des soumissionnaires varie d'une organisation à l'autre, mais peut inclure l'exécution de rapports de solvabilité, des entretiens avec la direction, des tests de produits et des visites d'installations. Ce processus ne se déroule pas toujours par ordre d'importance, mais plutôt par ordre de dépenses. Souvent, les responsables des achats recherchent des soumissionnaires potentiels en obtenant des informations sur les organisations et les produits auprès de sources médiatiques et de leurs propres contacts dans le secteur. En outre, les achats peuvent envoyer une demande d'informations (RFI) aux fournisseurs potentiels pour les aider à recueillir des informations. L'ingénierie inspecte également des échantillons de produits pour déterminer si l'entreprise ou l'organisation peut produire les produits dont elle a besoin. Si le soumissionnaire passe ces deux étapes, l'ingénierie peut décider de faire des tests sur les matériaux pour vérifier davantage les normes de qualité. Ces tests peuvent être coûteux et nécessiter beaucoup de temps de la part de plusieurs techniciens et ingénieurs. La direction de l'ingénierie doit prendre cette décision en fonction du coût des produits qu'elle est susceptible d'acheter, de l'importance du produit du soumissionnaire pour la production et d'autres facteurs. Des vérifications de crédit, des entretiens avec la direction, des visites d'usines ainsi que d'autres mesures pourraient toutes être utilisées si les responsables de l'ingénierie, de la fabrication et de la chaîne d'approvisionnement décident qu'ils peuvent aider leur décision et que le coût est justifiable.

D’autres organisations peuvent avoir des objectifs d’approvisionnement auprès des minorités à prendre en compte lors de la sélection des soumissionnaires. Les organisations identifient des objectifs dans le recours à des entreprises détenues par des femmes ou des minorités . Un recours important à des fournisseurs issus des minorités peut permettre à l’entreprise de se qualifier comme soumissionnaire potentiel pour un contrat avec une société ou une entité gouvernementale cherchant à accroître ses programmes de fournisseurs issus des minorités.

Ce processus de sélection peut inclure ou exclure des fournisseurs internationaux en fonction des objectifs et des critères organisationnels. Les entreprises qui cherchent à accroître leur base de fournisseurs dans la région Pacifique peuvent exclure les fournisseurs des Amériques, d'Europe et d'Australie. D'autres organisations peuvent chercher à acheter sur le marché intérieur pour garantir une réponse plus rapide aux commandes ainsi qu'une collaboration plus facile en matière de conception et de production.

Les objectifs organisationnels dicteront les critères de sélection des soumissionnaires. Il est également possible que le produit ou le service acheté soit si spécialisé que le nombre de soumissionnaires soit limité et que les critères doivent être très larges pour permettre la concurrence. Si une seule entreprise peut répondre aux spécifications du produit, les responsables des achats doivent envisager d'utiliser l'option « source unique » ou travailler avec l'ingénierie pour élargir les spécifications si le projet permet de modifier les spécifications. L'option source unique est la partie de la sélection des soumissionnaires qui reconnaît qu'il n'y a parfois qu'un seul fournisseur raisonnable pour certains services ou produits. Cela peut être dû au fait que les applications limitées du produit ne peuvent pas prendre en charge plus d'un fabricant, à la proximité du service fourni ou que les produits sont nouvellement conçus ou inventés et que la concurrence n'est pas encore disponible.

Il s'agit du processus utilisé par une organisation pour se procurer des biens, des services ou des équipements. Les processus varient considérablement, allant du plus strict au plus informel. Les grandes entreprises et les entités gouvernementales sont plus susceptibles d'avoir des processus rigoureux et formels. Ces processus peuvent utiliser des formulaires d'appel d'offres spécialisés qui nécessitent des procédures et des détails spécifiques. Les procédures très strictes exigent que les offres soient ouvertes par plusieurs employés de différents services pour garantir l'équité et l'impartialité. Les réponses sont généralement très détaillées. Les soumissionnaires qui ne répondent pas exactement comme spécifié et ne suivent pas les procédures publiées peuvent être disqualifiés. Les petites entreprises privées sont plus susceptibles d'avoir des procédures moins formelles. Les offres peuvent prendre la forme d'un courrier électronique adressé à tous les soumissionnaires spécifiant les produits ou services. Les réponses des soumissionnaires peuvent être détaillées ou simplement indiquer le montant proposé en dollars.

La plupart des processus d’appel d’offres sont à plusieurs niveaux. Les achats d’un montant inférieur à un certain montant peuvent être « laissés à la discrétion de l’utilisateur » et permettre à l’utilisateur de faire la demande ou de choisir qui il veut. Ce niveau peut être aussi bas que 100 $ ou aussi élevé que 10 000 $ selon l’organisation. La raison est que les économies réalisées en traitant ces demandes de la même manière que des articles coûteux sont minimes et ne justifient pas le temps et les dépenses. Les services d’achats surveillent les abus du privilège de discrétion de l’utilisateur. Les achats de milieu de gamme peuvent être traités selon un processus légèrement plus formel. Ce processus peut impliquer que l’utilisateur fournisse des devis de trois fournisseurs distincts. L’achat peut être demandé ou exigé pour obtenir les devis. Le processus d’appel d’offres formel commence à 10 000 $ ou à 100 000 $ selon l’organisation. L’appel d’offres implique généralement un formulaire spécifique que le soumissionnaire remplit et doit renvoyer avant une date limite spécifiée. Selon le produit acheté et l’organisation, l’appel d’offres peut spécifier un critère d’évaluation pondéré. D’autres offres seraient évaluées à la discrétion de l’acheteur ou des utilisateurs finaux. Certaines offres peuvent être évaluées par un comité interfonctionnel. D'autres offres peuvent être évaluées par l'utilisateur final ou l'acheteur lors des achats. En particulier dans les petites entreprises privées, les soumissionnaires peuvent être évalués sur la base de critères ou de facteurs qui n'ont que peu ou pas de rapport avec l'offre réelle. Parmi ces facteurs, on peut citer l'historique du soumissionnaire au sein de l'entreprise, l'historique du soumissionnaire avec la haute direction de l'entreprise dans d'autres entreprises et l'étendue des produits du soumissionnaire.

Les évaluations techniques, c'est-à-dire les évaluations de l'adéquation technique des biens ou services proposés, si nécessaire, sont normalement effectuées avant l'évaluation commerciale. Au cours de cette phase du processus d'approvisionnement, un représentant technique de l'entreprise (généralement un ingénieur) examinera la proposition et désignera chaque soumissionnaire comme techniquement acceptable ou techniquement inacceptable.

L'évaluation technique est généralement effectuée en fonction d'un ensemble de critères d'évaluation technique prédéterminés. Il existe deux types de critères : les critères généraux (qui donnent lieu à une note si les critères sont remplis) et les critères essentiels (dont le non-respect entraîne la disqualification technique de l'offre).

Le coût de l'argent est calculé en multipliant le taux d'intérêt de la devise applicable par le montant payé avant la réception des marchandises. Si l'argent devait rester sur le compte de l'acheteur, des intérêts seraient perçus. Ces intérêts constituent essentiellement un coût supplémentaire associé à ces paiements progressifs ou échelonnés.

Le lieu de fabrication est pris en compte lors de la phase d'évaluation, principalement pour calculer les coûts de transport et les aspects régionaux. Par exemple, il est courant en Europe que les usines ferment au mois d'août pour les vacances d'été. Les conventions collectives peuvent également être prises en compte et peuvent être intégrées dans l'évaluation si la région en question est connue pour connaître de fréquents conflits du travail.

Le délai de fabrication correspond au temps écoulé entre la passation de la commande (ou la soumission des plans définitifs par l'acheteur au vendeur) et la fabrication et la préparation des marchandises pour la livraison. Les délais varient selon les produits et peuvent aller de quelques jours à plusieurs années.

Le temps de transport est évalué en comparant la livraison des marchandises à la date d'utilisation souhaitée par l'acheteur. Si les marchandises sont expédiées depuis un port éloigné, avec des transports maritimes peu fréquents, le temps de transport pourrait dépasser le délai prévu et des ajustements devront être effectués.

Frais de livraison - les frais pour les marchandises à livrer à un point indiqué.

• Validité de l'offre
• Emballage
• Ajustements d'enchères
• Termes et conditions
• Services du vendeur
• Organismes de normalisation
• Revue financière
• Monnaie de paiement
• Analyse des risques ( volatilité du marché , stress financier chez les soumissionnaires)
• Essai

La négociation est une compétence clé dans le domaine des achats. L'un des objectifs des agents d'achat est d'acquérir des biens aux conditions les plus avantageuses de l'entité acheteuse (ou simplement, de « l'acheteur »). Les agents d'achat tentent généralement de réduire les coûts tout en répondant aux autres exigences de l'acheteur, telles qu'une livraison dans les délais, le respect des conditions commerciales (y compris la garantie , le transfert des risques, la cession, les droits d'audit , la confidentialité , les recours, etc.).

Les bons négociateurs, ceux qui ont fait état de niveaux élevés d'« économies de coûts », reçoivent une prime au sein de l'industrie par rapport à leur rémunération . Selon le contrat de travail entre l'acheteur et l'employeur, les économies de coûts de l'acheteur peuvent entraîner une création de valeur pour l'entreprise et peuvent donner lieu à une prime forfaitaire ou à un versement en pourcentage à l'agent acheteur des économies de coûts documentées.

Les services des achats, bien qu'ils puissent être considérés comme une fonction de soutien de l'activité clé, sont en réalité des services générateurs de revenus . Par exemple, si l'entreprise doit acheter des widgets pour 30 millions de dollars et que le service des achats les achète pour 25 millions de dollars, le service des achats aura fait économiser à l'entreprise 5 millions de dollars. Ces économies pourraient dépasser le budget annuel du service, qui couvrirait en fait les frais généraux du service (salaires des employés, ordinateurs, espaces de bureau, etc.).

L'administration après attribution consiste généralement à effectuer des modifications mineures, des ajouts ou des soustractions qui modifient d'une manière ou d'une autre les termes de l'accord ou l'étendue de la fourniture du vendeur. Ces modifications sont souvent mineures, mais à des fins d'audit, elles doivent être documentées dans l'accord existant. Il peut s'agir par exemple d'augmenter la quantité d'un article ou de modifier la métallurgie d'un composant particulier.

C'est la clôture de la commande.